Khái niệm tin học hoá quản lý

1. Khái niệm

Theo Từ điển Bách khoa Toàn thư Việt Nam: Tin học hoá (computerization) là việc đưa máy tính và tin học vào sử dụng trong các ứng dụng thực tế [38].

Theo quan điểm của tác giả: Tin học hoá là quá trình ứng dụng CNTT trong các hoạt động của nền kinh tế – xã hội.

Tin học hoá quản lý là việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và điều hành tổ chức. Tin học hóa quản lý là một giải pháp cũng như xu hướng tất yếu của một doanh nghiệp khi muốn phát triển, mở rộng trong tương lai.

2. Lợi ích và thách thức của việc tiến hành tin học hóa quản lý

Thực hiện tin học hóa quản lý sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

– Cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho các nhà quản lý để hỗ trợ việc ra quyết định và kiểm tra việc thi hành quyết định.

– Giúp người quản lý có khả năng cùng một lúc làm được nhiều tác vụ, tự động hoá được nhiều khâu.

– Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê nhân công và hơn cả là công việc tiến hành nhanh gọn, chính xác, dễ quản lý.

– Giúp doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận những ứng dụng hiện đại của CNTT như: tham gia thương mại điện tử, mở rộng phạm vi giao dịch vượt ra khỏi biên giới, tận dụng thời gian (có thể tiến hành 24giờ/ngày và 7ngày/tuần)….

Tuy đây thực sự là một cuộc cách mạng, nó mang lại rất nhiều lợi ích cho DN và làm thay đổi quy trình tác nghiệp, nâng cao trình độ cán bộ làm công tác quản lý nhằm mục đích đạt hiệu quả cao hơn trong hoạt động và đạt tới các mục tiêu đề ra. Nhưng tin học hóa cũng mang lại không ít thách thức cho các DN như:

– Đòi hỏi chi phí khá lớn cho việc trang bị máy móc thiết bị tin học và xây dựng các HTTT phục vụ quản lý.

– Đòi hỏi cán bộ trong tổ chức phải có một nền tảng kiến thức về tin học và ngoại ngữ để vận hành và khai thác hệ thống có hiệu quả.

– Đòi hỏi người quản lý phải đề ra các mục đích cụ thể cho quá trình tin học hoá. Nếu không, sẽ dẫn đến tình trạng các thiết bị được sử dụng sai mục đích, làm giảm hiệu suất làm việc và lãng phí các nguồn tài nguyên.

– Đòi hỏi doanh nghiệp phải có chính sách đúng mức cho việc bảo mật thông tin, nếu không, sẽ dẫn đến những hậu quả không thể lường trước.

3. Ba cấp tin học hóa quản lý: Tin học hoá quản lý diễn ra ở 3 cấp sau:

– Cấp lãnh đạo chiến lược có tầm nhìn bao quát cả tổ chức và môi trường kinh doanh bên ngoài xã hội, và nhìn theo hướng lâu dài để thực hiện mục tiêu phát triển và xây dựng nguồn lực cho tổ chức. Do đó, yêu cầu xử lý thông tin mang tính tổng hợp, dự phòng, không có cơ cấu cố định, có khi được đòi hỏi bất thường nhưng lại cần câu trả lời ngay lập tức. Cấp này có Hệ thống thông tin điều hành EIS (Excutive Information System), hệ trợ giúp quyết định DSS (Decision Support System), và hệ xử lý phân tích trực tuyến OLAP (Online Analytical Processing). Đối tượng hưởng lợi từ các Hệ thống thông tin này là những người quản lý cấp cao (người chủ) của tổ chức: Ban giám đốc, Hội đồng quản trị…

– Cấp chiến thuật thực hiện chỉ đạo và quản lý có tầm chiến thuật bao quát đơn vị, các chi nhánh nội bộ nhưng ít chú ý đến môi trường bên ngoài và thường nhìn tương đối lâu dài. Yêu cầu xử lý thông tin mang tính nửa tổng hợp, nửa cấu trúc. Nhìn chung, cấp này thường làm việc theo kế hoạch, theo sự phối hợp đã được đặt ra từ trước và bám theo sự vận hành của tổ chức. Cấp này gồm có Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System), hệ quản lý quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management). Đối tượng hưởng lợi từ các Hệ thống thông tin này là những người quản lý cấp trung của tổ chức như trưởng phó các đơn vị, phòng ban, trung tâm…

– Cấp tác nghiệp thực hiện các công việc sự vụ hàng ngày, có tầm nhìn ngắn hạn và trực tiếp. Yêu cầu xử lý thông tin là thường xuyên, có quy trình rõ ràng có phạm vi hoạt động hẹp và chi tiết. Cấp tác nghiệp phản ánh rất nhanh với mọi tác động từ bên ngoài. Cấp này thường gồm hệ thống xử lý giao tác trực tuyến OLTP (Online Transaction Processing), hệ quản lý luồng công việc WMS (Workflow Management System), hệ tự động hoá văn phòng OAS (Office Automation System). Đối tượng hưởng lợi từ các Hệ thống thông tin này là những người quản lý cấp thấp trong tổ chức như đội trưởng, tổ trưởng, nhóm trưởng, đốc công…

Hệ thống thông tin quản lý MIS và hệ hỗ trợ điều hành DSS; hệ thống tự động hoá văn phòng (OAS) cũng trợ giúp cả 3 cấp quản lý. Hệ thống thông tin quản lý MIS lại được phân thành các phân hệ độc lập như: hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM); hệ thống quản lý dây chuyền cung cấp (SCM – Supply Chain Management); hệ thống thông tin tài chính (FNIS – Financial Information System) và hệ quản lý nguồn lực con người (HRM – Human Resource Planning).

Tin học hóa quản lý là một bài toán thuộc lĩnh vực Hệ thống thông tin, vì vậy cách triển khai thực hiện nó cũng phải tuân thủ các chuẩn mực của Hệ thống thông tin.

Khái niệm tin học hoá quản lý