Mục lục

Các phương pháp tin học hóa quản lý

Lịch sử phát triển của quá trình quản lý từ mức độ thấp đến mức độ cao, từ quản lý thủ công đến quản lý tự động nhờ ứng dụng CNTT. Để chuyển từ quản lý thủ công sang quản lý tự động với sự trợ giúp đắc lực của CNTT, về mặt lý thuyết có 2 phương pháp chuyển đổi gọi là tin học hóa từng phần và tin học hoá toàn bộ.

1. Phương pháp tin học hoá từng phần

Tin học hoá từng phần là việc ứng dụng CNTT cho từng phần của công tác quản lý trong tổ chức theo từng giai đoạn quản lý riêng biệt, độc lập với các công đoạn khác. Hay nói cách khác, CNTT không tham gia vào tất cả các công đoạn của quá trình quản lý vào một thời điểm mà chỉ ở một số lĩnh vực. Trong quá trình tin học hóa thì một số công đoạn của quá trình quản lý còn lại vẫn thực hiện theo phương pháp truyền thống. Để thực hiện phương pháp này, người ta tiến hành chọn từng công đoạn một để tiến hành tin học hóa từng phần. Trước khi chọn công đoạn sẽ được tiến hành tin học hóa phải đánh giá từng công đoạn rồi lựa chọn và đưa ra kết luận sẽ tiến hành tin học hóa công đoạn nào trước là tốt nhất. Những công đoạn được lựa chọn trước thường có chức năng quan trọng có ảnh hưởng đến cả hệ thống. Sau khi tiến hành tin học hóa công đoạn thứ nhất thành công thì sẽ tiến hành tin học hóa tiếp công đoạn thứ hai, thứ ba…Như vậy, hệ thống quản lý được chuyển dần từ phương thức quản lý thủ công sang phương thức quản lý tin học hóa theo từng bộ phận theo tiến trình thời gian. Vừa chuyển đổi, vừa rút kinh nghiệm cho quá trình chuyển đổi sau.

Ưu điểm của phương pháp này là dễ tiến hành, giá rẻ, độ an toàn cao, rủi ro thấp vì nếu hệ thống tin học hoá gặp rắc rối thì sẽ chỉ làm ảnh hưởng đến bộ phận được tin học hoá mà không ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.

Nhược điểm: về lâu dài hệ thống sẽ dư thừa dữ liệu, khó nâng cấp, xẩy ra mâu thuẫn, không thống nhất giữa các công đoạn.

Tuy có một số nhược điểm trên, nhưng trong thực tế người ta thường tiến hành tin học hoá quản lý theo phương pháp này bởi vì nó được phát triển dần dần theo trình tự thời gian, nó không gây ra những biến động lớn trong hệ thống quản lý và tránh được những nguy cơ hệ thống phải ngừng hoạt động.

2. Phương pháp tin học hoá toàn bộ

Tin học hoá toàn bộ là việc ứng dụng CNTT vào tất cả các công đoạn của quá trình quản lý trong tổ chức tại cùng một thời điểm.

Ưu điểm: Với phương pháp này sẽ tạo ra một hệ thống tổng thể thống nhất, một CSDL tích hợp sử dụng chung cho toàn bộ hệ thống nên tránh được sự sai lệch, dư thừa và trùng lắp dữ liệu, thông tin kết quả do hệ thống cung cấp chính xác, kịp thời và nhanh gọn.

Nhược điểm: Tốn kém, mất nhiều thời gian xây dựng, chi phí cao và cần phải trang bị tốt cơ sở vật chất trước khi tiến hành tin học hoá. Độ rủi ro trong phương pháp này nếu xẩy ra là rất nguy hại, vì nếu hệ thống tin học hoá gặp rắc rối thì sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.

Phương pháp này chỉ nên áp dụng trong trường hợp cần thiết, cần phải thay đổi hoàn toàn từ quá trình quản lý thủ công sang tin học hoá quản lý và đối với hệ thống không quá lớn với mức độ phức tạp vừa phải. Để thực hiện tin học hóa toàn bộ thì phải chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng các phương tiện máy móc cũng như phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống và dự phòng khả năng khôi phục dữ liệu khi sự cố xẩy ra. Trong thực tế phương pháp này hầu như không được áp dụng.