Mục lục

Quan điểm về thành phần của hệ thống thông tin tin học hóa quản lý

Trước hết, tác giả làm rõ những khái niệm: hệ thống thông tin, hệ thống thông tin tin học hóa và hệ thống thông tin tin học hóa quản lý

– Theo quan điểm của tác giả, hệ thống thông tin là một tập hợp các nguồn lực bao gồm con người và các nguồn lực khác kết hợp với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cho những đối tượng khác nhau với những mục đích khác nhau.

Như vậy, hệ thống thông tin bao gồm hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin tin học hóa.

– Hệ thống thông tin thủ công là hệ thống dựa trên công nghệ giấy, bút.

– Hệ thống thông tin tin học hóa là hệ thống sử dụng CNTT, nghĩa là hệ thống có sự trợ giúp của các phương tiện điện tử như máy tính, các thiết bị liên lạc truyền thông…(gọi chung là phần cứng). Nhưng hiện nay, bất kỳ hệ thống thông tin nào cũng có sự trợ giúp của máy tính nên người ta đồng nhất khái niệm hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin tin học hoá với nhau.

– Hệ thống thông tin quản lý là Hệ thống thông tin được phát triển và sử dụng có hiệu quả trong một tổ chức. Một Hệ thống thông tin được coi là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành được các mục tiêu của những con người hay tổ chức sử dụng nó. Đối tượng phục vụ của Hệ thống thông tin quản lý thực sự rộng hơn rất nhiều so với ý nghĩa của chính bản thân tên gọi của nó. Đối tượng phục vụ không chỉ là các nhà quản lý, mà còn bao gồm cả những người trong một tổ chức làm việc trên Hệ thống thông tin. Trong thực tế, hầu hết tất cả các Hệ thống thông tin đều phục vụ cho các đối tượng này, vì vậy hầu hết các Hệ thống thông tin đều được gọi là Hệ thống thông tin quản lý (MIS). Do đó người ta thường sử dụng lần lộn giữa các khái niệm: Hệ thống thông tin, Hệ thống thông tin tin học hóa , Hệ thống thông tin quản lý và Hệ thống thông tin tin học hóa quản lý.

Như vậy, theo tác giả thì Hệ thống thông tin tin học hóa quản lý bao gồm năm thành phần: con người, phần cứng, phần mềm, CSDL và các thủ tục.

1. Phần cứng

Phần cứng của hệ thống thông tin tin học hoá là một khái niệm rộng, đó là cơ sở hạ tầng kỹ thuật của hệ thống. Phần cứng không chỉ là tập hợp các thiết bị công nghệ tạo thành một máy tính điện tử như bộ xử lý trung tâm, bộ nhớ ngoài, các thiết bị vào/ra mà khái niệm phần cứng còn được mở rộng thêm về các thiết bị mạng. Phần cứng gồm:

– Máy tính điện tử: Máy tính điện tử là tập hợp các thiết bị, linh kiện điện tử được lắp ráp theo một thiết kế đã định sẵn và có khả năng lưu trữ thông tin một cách có hệ thống với khối lượng lớn, xử lý thông tin tự động với tốc độ nhanh, chính xác. Máy tính điện tử bao gồm các bộ phận sau: bộ xử lý trung tâm (bộ số học logic + bộ điều khiển); bộ nhớ; bộ vào và bộ ra.
– Mạng máy tính: Mạng máy tính đóng vai trò là trục truyền thông trong tổ chức. Mạng phải được thiết kế theo một chuẩn kỹ thuật thống nhất, bảo đảm sự tích hợp thông tin, chia sẻ thông tin trong toàn tổ chức. Ngoài ra, mạng còn phải có khả năng vận hành và phát triển trong môi trường hệ điều hành, CSDL và các ứng dụng nghiệp vụ phù hợp với trình độ và năng lực quản lý của tổ chức. Các thiết bị mạng bao gồm:

o Hệ thống máy chủ: Hệ thống máy chủ là một tập hợp các máy chủ sau:

– Máy chủ tệp (File Server) phục vụ cho mục tiêu quản lý như quản lý người dùng trong hệ thống; quản lý tài nguyên người sử dụng lưu trên mạng (tệp văn bản, hình ảnh v..v..); chia sẻ dùng chung tài nguyên (máy in, thiết bị lưu trữ v..v..).

– Máy chủ CSDL (Database Server) là một trong những thành phần hết sức quan trọng của mạng, làm nhiệm vụ lưu trữ toàn bộ CSDL của các chương trình ứng dụng và đảm trách thêm nhiệm vụ của một máy chủ Application Server cho các ứng dụng Client/Server trên toàn hệ thống mạng, đồng thời xử lý tất cả các queries, kết xuất, thống kê … từ client gửi đến.

– Máy chủ ứng dụng (Application Server) là chương trình điều khiển tất cả các hoạt động ứng dụng giữa những người sử dụng và các ứng dụng tầng cuối của một tổ chức. Với mô hình quản lý dữ liệu tập trung tại công ty, máy chủ ứng dụng có một vai trò đặc biệt quan trọng. Các ứng dụng được phát triển sẽ được cài đặt trên máy chủ này. Máy trạm từ các phòng ban, các đơn vị trực thuộc sau khi kết nối vào mạng có thể chạy các ứng dụng trên máy chủ.

– Máy chủ thư tín điện tử và web (Mail Server + Web Server ) là thành phần không thể thiếu được trong mạng INTRANET của tổ chức. Mỗi tổ chức thường có khoảng vài trăm người sẽ sử dụng hệ thống thư tín điện tử để trao đổi thông tin. Do đó, hệ thống máy chủ Mail Server phải đáp ứng được những yêu cầu sau của tổ chức:

+ Cung cấp đầy đủ các công cụ để có thể dễ dàng nâng cấp chuyển đổi hệ thống.

+ Các khả năng chống trễ khi chuyển nhận thư điện tử.

+ Có hệ thống trợ giúp on-line, tiện lợi cho người dùng.

– Máy chủ dự phòng (Backup Server): Trong thời đại bùng nổ thông tin và cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, hầu hết thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày của các DN đều được truy xuất từ hệ thống máy tính nên yêu cầu hạn chế tối đa thời gian dừng hệ thống là một yêu cầu cấp thiết. Ngoài ra, hệ thống mạng máy tính của hầu hết các đơn vị đều theo mô hình Client-Server do đó toàn bộ thông tin đều được lưu trữ trên các máy chủ. Điều này có nghĩa là nếu có hỏng hóc với máy chủ và việc dừng server để sửa chữa là bắt buộc thì toàn bộ việc kinh doanh có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Thêm vào đó, các DN cũng cần một giải pháp sao cho việc dừng máy chủ cho các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng định kỳ không gây ảnh hưởng đến việc truy xuất thông tin từ hệ thống máy tính. Vì vậy, việc thiết lập hệ thống máy chủ dự phòng là cần thiết đối với mỗi hệ thống mạng máy tính.

– Proxy Server là một Internet server làm nhiệm vụ chuyển tiếp thông tin và kiểm soát tạo sự an toàn cho việc truy cập Internet của các máy khách, còn gọi là khách hàng sử dụng dịch vụ internet. Trạm cài đặt proxy gọi là proxy server. Proxy hay trạm cài đặt proxy có địa chỉ IP và một cổng truy cập cố định. Ví dụ: 192.168.100.5:80. Địa chỉ IP của proxy trong ví dụ là 192.168.100.5 và cổng truy cập là 80.

o Backbone: là trục xương sống của tổ chức, các máy trạm làm việc được nối vào mạng thông qua các cổng tốc độ cao nhằm tăng tốc độ trao đổi thông tin giữa máy chủ với mạng.

o Switch hoặc Hub: đều là thiết bị mạng có nhiều cổng làm chức năng kết nối các trạm làm việc (workstation) và các thiết bị khác (máy in, …) trong một mạng LAN lại với nhau theo cấu trúc hình sao (Star configuration) bằng cách chuyển mạch (Switching).

o Router: là một thiết bị định tuyến cho 2 hay nhiều mạng có thể truyền dữ liệu với nhau, có thể các mạng này khác địa chỉ IP.

o Đường dây mạng: dùng để kết nối switch, các máy chủ, máy in mạng và các trạm làm việc với nhau.

o Cabling cho mạng: Đó là toàn bộ quá trình đi dây cho hệ thống mạng để tạo thành một hệ thống cáp mạng có cấu trúc “Structured Cabling System”.

2. Phần mềm

Phần mềm máy tính là toàn bộ các chương trình để vận hành máy tính và thực hiện các yêu cầu của người dùng. Phần mềm được phân thành ba nhóm lớn:

– Nhóm 1: Phần mềm hệ thống có chức năng quản trị phần cứng của hệ thống máy tính. Nó bao gồm các chương trình xử lý các chức năng như sắp xếp dữ liệu, dịch các chương trình ra ngôn ngữ máy để máy tính có thể hiểu được, tìm kiếm dữ liệu từ bộ nhớ và điều khiển các thiết bị ngoại vi như màn hình, bàn phím, máy in…Phần mềm hệ thống hoạt động như một giao diện giữa hệ thống máy tính và các chương trình ứng dụng mà người dùng muốn thực hiện.

– Nhóm 2: Phần mềm ứng dụng có nhiệm vụ xử lý dữ liệu của người dùng theo nhu cầu của họ. Đó là những chương trình được viết ra để hỗ trợ rất nhiều hoạt động xử lý dữ liệu của tổ chức doanh nghiệp.

Cả hai nhóm phần mềm này đều cần thiết đối với một hệ thống máy tính.

– Nhóm 3: Phần mềm phát triển được sử dụng để tạo ra tất cả các kiểu phần mềm ứng dụng. Phần mềm phát triển hay còn gọi là hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, là công nghệ chủ đạo được ứng dụng trong tất cả các hệ thống thông tin. Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu hoạt động như một trung gian giữa Cơ sở dữ liệu và các chương trình ứng dụng. Các chương trình ứng dụng không nhận được dữ liệu cần thiết trực tiếp từ thiết bị nhớ điện tử mà trước hết nó đặt yêu cầu truy nhập dữ liệu từ hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, sau đó hệ quản trị Cơ sở dữ liệu sẽ tiến hành tìm kiếm dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu cho chương trình ứng dụng.

3. Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được tạo thành từ một tập hợp các bảng (hay tệp) dữ liệu có quan hệ logic với nhau; mỗi bảng gồm có dòng (bản ghi) và cột (trường) để chứa dữ liệu.

Dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu gồm có 3 loại: dữ liệu có cấu trúc (structured data), dữ liệu phi cấu trúc (unstructured data) và siêu dữ liệu (metadata).

o Dữ liệu có cấu trúc thường dùng để chỉ dữ liệu lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ như MS SQL server hay MySQL, trong đó các thực thể và các thuộc tính được định nghĩa sẵn.

o Dữ liệu phi cấu trúc thường dùng để chỉ dữ liệu ở dạng tự do (free type) và không cần có cấu trúc định nghĩa sẵn. Các trang web, video, ảnh, âm thanh, tệp word, pdf, excel.. là các ví dụ của dữ liệu phi cấu trúc. Thông thường dữ liệu phi cấu trúc ở dạng toàn văn. Todd Rowe (Giám đốc thị trường tầm trung toàn cầu của Business Objects) phân tích, hầu hết các doanh nghiệp, 80% thông tin nằm trong các dữ liệu phi cấu trúc chỉ 20% dữ liệu nằm trong cơ sở dữ liệu có cấu trúc.

o Siêu dữ liệu (Metadata) được định nghĩa đơn giản là dữ liệu về dữ liệu. Theo tiến sỹ Warwick Cathro, “siêu dữ liệu là những thành phần mô tả tài nguyên thông tin hoặc hỗ trợ thông tin truy cập đến tài nguyên thông tin”. Theo Kenney A.Rieger, siêu dữ liệu được xác định là “dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng thông tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức. Siêu dữ liệu còn có thể được định nghĩa là dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu”. Gail Hodge định nghĩa siêu dữ liệu là “thông tin có cấu trúc mà nó mô tả, giải thích, định vị, hoặc làm cho nguồn tin trở nên dễ tìm kiếm, sử dụng và quản lý hơn. Siêu dữ liệu được hiểu là dữ liệu về dữ liệu hoặc thông tin về thông tin”. Nói tóm lại, siêu dữ liệu là thông tin mô tả tài nguyên thông tin, nó thuộc phạm trù sáng tạo của con người, và chúng ta không tìm thấy nó trong tự nhiên. Không có một loại siêu dữ liệu nào cho các tài liệu hoặc các đối tượng thông tin khác nhau bởi vì không phải chỉ chính đối tượng thông tin quyết định siêu dữ liệu mà còn cả nhu cầu và mục đích của người tạo ra nó cũng như đối tượng mà nó hướng đến. Nếu không quá siêu hình thì siêu dữ liệu không phải là một thế giới, nó là cách chúng ta nhìn thế giới như thế nào vào một thời điểm và vì một mục đích nào đó.

Trong cơ sở dữ liệu, siêu dữ liệu là các dạng biểu diễn khác nhau của các đối tượng. Trong cơ sở dữ liệu quan hệ thì siêu dữ liệu là các định nghĩa của bảng, cột, cơ sở dữ liệu, view và nhiều đối tượng khác. Trong kho dữ liệu, siêu dữ liệu là dạng định nghĩa dữ liệu như: bảng, cột, một báo cáo, các luật doanh nghiệp hay những quy tắc biến đổi. Siêu dữ liệu bao quát tất cả các phương diện của kho dữ liệu. Siêu dữ liệu chứa cấu trúc của dữ liệu, thuật toán sử dụng để tổng hợp dữ liệu và ánh xạ xác định sự tương ứng dữ liệu từ môi trường tác nghiệp sang kho dữ liệu.

Khi dữ liệu được cung cấp cho người dùng cuối, siêu dữ liệu sẽ cung cấp những thông tin cho phép họ hiểu rõ hơn bản chất về dữ liệu mà họ đang có. Những thông tin này sẽ giúp cho người dùng có được những quyết định sử dụng đúng đắn và phù hợp về dữ liệu mà họ có. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, loại dữ liệu mà cấu trúc và nội dung siêu dữ liệu có thể có những sự khác biệt. Song, nhìn chung chúng thường là thông tin mô tả về bản thân siêu dữ liệu, thông tin mà siêu dữ liệu mô tả và thông tin về cá nhân, tổ chức liên quan đến siêu dữ liệu.

Ngoài khái niệm truyền thống là Cơ sở dữ liệu ra, ngày nay người ta còn sử dụng nhiều đến khái niệm kho dữ liệu (Data Ware-house). Kho dữ liệu khác với Cơ sở dữ liệu ở chỗ, Cơ sở dữ liệu chỉ chứa những dữ liệu có quan hệ với nhau còn kho dữ liệu thì chứa cả những dữ liệu không có quan hệ gì với nhau nhưng phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Kho dữ liệu tự động cập nhật dữ liệu từ hoạt động thực tế của doanh nghiệp, nhưng cũng sẽ chứa cả các dữ liệu đã được phân tích, xử lý bằng các công cụ xử lý thông tin. Các thông tin đã được kết tập này trở thành kho dữ liệu chung cho doanh nghiệp. Trên cơ sở khối lượng dữ liệu khổng lồ này, các phương pháp xử lý dữ liệu mới đã được đưa ra để có thể chiết xuất thông tin và tri thức chung của doanh nghiệp từ chúng. Những phương pháp phân loại, chiết xuất thông tin này gọi là phương pháp khai phá dữ liệu (Data Mining).

4. Con người

Yếu tố con người trong hệ thống thông tin tin học hoá rất đa dạng bao gồm từ các nhà quản lý đến các cán bộ nghiệp vụ. Có thể chia yếu tố con người thành 3 nhóm:

Các nhân viên xử lý thông tin bao gồm:

– Phân tích viên: có nhiệm vụ xác định các vấn đề hệ thống của tổ chức và tiến hành phân tích kết quả của điều tra để xác định các yêu cầu hệ thống mới. Phân tích hệ thống là quá trình chia xử lý dữ liệu thành các phần chức năng để xác định phương pháp tốt nhất giải quyết vấn đề.

– Thiết kế viên: thiết kế hệ thống mới mang tính thực tiễn, hiệu quả, vừa chi phí và sử dụng tốt nhất phần cứng, phần mềm sẵn có dựa trên kết quả phân tích hệ thống và trao đổi hệ thống mới cho tất cả các bên có liên quan.

– Lập trình viên: tạo ra tập hợp các lệnh để cho máy tính thực hiện hoạt động đã xác định. Lập trình viên nhận kết quả phân tích và thiết kế để xây dựng chương trình; kiểm tra và chỉnh sửa lỗi; viết tài liệu hướng dẫn sử dụng.

Người dùng (người sử dụng cuối cùng)

Đó là các nhân viên nghiệp vụ như: kỹ sư xây dựng, kiến trúc sư, nhân viên văn phòng, và những người có nhu cầu, có quyền hạn được sử dụng thông tin của hệ thống. Người dùng là người đánh giá cuối cùng xem hệ thống có đáp ứng được các yêu cầu đã đề ra hay không?

Các nhà quản lý:

gồm Ban giám đốc, Hội đồng quản trị…Họ là người thông qua dự án phát triển và phân phối nguồn lực cho dự án, có thể tham gia trực tiếp hoặc không trực tiếp vào quá trình phát triển HTTT. Người quản lý cũng là người lập kế hoạch và định hướng phát triển cho các nhà phân tích và các nhân viên khác, đồng thời cũng là người giải quyết những vấn đề nẩy sinh trong quá trình thực hiện.

5. Các thủ tục

Thủ tục hay quy tắc là những quy định hay những hướng dẫn được chấp nhận chi phối các hoạt động của tổ chức, nhằm đảm bảo cho hoạt động của tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra trong những điều kiện cụ thể.

Các thủ tục là những ràng buộc phi chức năng, có thể thuộc bên trong tổ chức hay bên ngoài tổ chức. Những thủ tục bên ngoài tổ chức thường là bắt buộc đối với tổ chức và không thể thay đổi được. Thông thường, các thủ tục gồm ba loại:

– Thủ tục quản lý: Đó là những quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ và thực hiện để đảm bảo yêu cầu và mục tiêu của quản lý.

– Thủ tục về tổ chức: Đó là những quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ để đạt mục tiêu trong điều kiện cụ thể của tổ chức.

– Thủ tục về kỹ thuật: Đó là những quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ nhằm đảm bảo yêu cầu quản lý kỹ thuật và chất lượng công việc. Ví dụ, các thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, sao lưu dữ liệu hàng ngày đề phòng sự cố phần cứng và quản lý chức năng các nghiệp vụ.

Các thủ tục này là các ràng buộc đặt lên các dịch vụ của hệ thống được xây dựng. Do đó, cần nắm chắc mọi thủ tục liên quan đến hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, cần loại bỏ các thủ tục đã lạc hậu hay chỉ liên quan đến đặc thù của tổ chức trong điều kiện nhất thời.