Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống thông tin tin học hóa quản lý

Năm thành phần trên của hệ thống thông tin có mối quan hệ biện chứng. Các thành phần này được tích hợp với nhau, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người, để đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin quản lý là cung cấp thông tin về các hoạt động hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát được các hoạt động của công ty.

– Con người là yếu tố trung tâm và có vai trò quyết định sự thành bại của hệ thống. Con người tạo ra hệ thống, đồng thời vận hành hệ thống và hướng hệ thống vào mục tiêu của mình và hệ thống cũng được tạo ra là vì mục đích của con người. Nếu không có con người, các yếu tố khác không tự sinh ra, vận hành và phát huy tác dụng.

– Phần cứng là nền tảng cơ sở vật chất kỹ thuật của hệ thống, là kết cấu hạ tầng và có tác động lên toàn bộ hệ thống. Với trình độ tiên tiến hay lạc hậu của kết cấu hạ tầng sẽ thúc đẩy hoặc cản trở sự phát triển của tổ chức.

– Phần mềm là toàn bộ các chương trình để vận hành phần cứng. Nó là thành phần quan trọng nhất của hệ thống máy tính. Nếu không có phần mềm thì phần cứng chỉ còn là một đống sắt vụn. Phần mềm gồm các chỉ thị cần thiết để các thiết bị vật lý có thể hoàn thành được các công việc theo yêu cầu của người dùng và đóng vai trò chủ động, tạo ra kết quả tích luỹ của quá trình tính toán từ CSDL.

– Cơ sở dữ liệu là cốt lõi của ứng dụng phần mềm quản lý vì chúng cho phép truy cập tập trung đến các thông tin theo một cách nhất quán, hiệu quả và tương đối dễ dàng cho việc thiết lập và bảo trì. Dữ liệu là đối tượng lao động, thụ động chịu sự tác động của các yếu tố khác.

– Các thủ tục liên quan chặt chẽ đến các quá trình xử lý, lưu chuyển và biểu diễn thông tin. Trong nhiều trường hợp chúng đã bao hàm trong nội dung làm việc của các chương trình, hoặc trong hoạt động cụ thể của con người khi làm việc trong hệ thống.

Như vậy, năm yếu tố trên được coi là các trụ cột của hệ thống thông tin tin học hoá, thiếu đi bất cứ yếu tố nào sẽ làm sụp đổ cả hệ thống. Việc liên kết giữa các thiết bị trong hệ thống thông tin bằng các đường dây là mối liên hệ nhìn thấy, nhưng phần lớn mối liên kết giữa các yếu tố trên lại không thể nhìn thấy được, vì chúng chỉ được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động.
Quan điểm phân loại này còn mang ý nghĩa triết học, lực lượng sản xuất bao gồm con người với những năng lực và kinh nghiệm nhất định và tư liệu sản xuất. Trong đó, con người cùng với kỹ năng và kiến thức giữ vai trò quyết định, luôn sáng tạo là yếu tố chủ thể của sản xuất; còn tư liệu sản xuất bao gồm các thiết bị của CNTT như phần cứng, phần mềm dù ở trình độ nào cũng luôn là yếu tố khách thể, tự nó không thể phát huy tác dụng. Trong quá trình sản xuất, con người thông qua các quy tắc và thủ tục của quản lý, tổ chức kết hợp với tư liệu sản xuất tác động lên đối tượng lao động là các dữ liệu sẽ cho ra các sản phẩm thông tin – đó chính là sản phẩm của hệ thống. Hay nói cách khác, phần cứng và phần mềm được coi là tư liệu lao động làm nhiệm vụ truyền dẫn sự tác động của con người lên đối tượng lao động là dữ liệu, nhằm biến đối tượng lao động thành sản phẩm đáp ứng yêu cầu của con người. Tùy thuộc vào các thủ tục (cơ chế) của tổ chức mà có các mối liên kết giữa đối tượng để tác động lên các yếu tố khác nhau theo những cách khác nhau để tạo ra sản phẩm.

Để hệ thống hoạt động có hiệu quả, không chỉ có các yếu tố cấu thành hệ thống mới có mối quan hệ mật thiết với nhau mà giữa các hệ thống thông tin trong tổ chức cũng phải có một mối quan hệ gắn kết. Bởi vì, các hệ thống thông tin trong một tổ chức không làm việc độc lập mà có một sự phụ thuộc lẫn nhau. Các hệ xử lý giao dịch thường là nơi sản sinh ra các thông tin cho các hệ thống khác sử dụng. Đến lượt mình, mỗi hệ thống lại có thể tạo ra thông tin cho các hệ thống thông tin khác. Những mối quan hệ hình thành giữa các loại hệ thống thông tin được quy định bởi chức năng và hoạt động của mỗi tổ chức. Trong thực tế, không thể xây dựng một hệ thống thông tin tích hợp tổng thể bởi tổ chức bị hạn chế về chi phí và thời gian, mà thường được chia thành các hệ thống thông tin con để tiến hành xây dựng lần lượt. Vì vậy, các hệ thống thông tin này bản chất là nằm trong một tổng thể; do đó, chúng đương nhiên có mối quan hệ mật thiết với nhau.