Quan điểm của James A.O’Brien and George M.Marakas về quy trình xây dựng hệ thống thông tin

James A.O’Brien and George M.Marakas đã khẳng định: Một hệ thống thông tin tồi sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, các công ty đã mất hàng triệu đôla và lãng phí nhiều năm bởi một hệ thống được phát triển tồi và ông đã chỉ ra những nhân tố ảnh hưởng tới sự thành công của phát triển hệ thống đó là những người quản lý cấp cao, tập trung sử dụng ở tất cả các chiến lược, sử dụng các phương pháp phát triển hệ thống hiện đại, làm rõ mục đích của hệ thống và các đối tượng, tập trung vào những vấn đề hay những cơ hội quan trọng nhất. Quá trình phát triển hệ thống bao gồm lập kế hoạch thông tin, xác định vấn đề, phân tích, thiết kế kinh doanh, thiết kế kỹ thuật, xây dựng, kiểm tra, thực hiện và cung ứng sản phẩm và được chia thành 5 bước. Quan điểm này cũng trùng với quan điểm của Ralph M.Stair trong [50].

o Nghiên cứu hệ thống (Investigation). Là bước đầu tiên của quá trình phát triển hệ thống. Mục đích chính là chỉ ra hệ thống hiện tại chưa thoả mãn được nhu cầu và mục đích của tổ chức và đưa ra một hệ thống mới với chi phí phù hợp. Bước nghiên cứu hệ thống gồm các công việc chính: nghiên cứu ban đầu, thành lập nhóm nghiên cứu; nghiên cứu tính khả thi; xác định mục đích phát triển hệ thống; lựa chọn phương pháp phát triển hệ thống và lập báo cáo nghiên cứu hệ thống. Tóm tắt báo cáo nghiên cứu hệ thống sẽ phục vụ cho bước phân tích và thiết kế chi tiết.

o Phân tích (Analysis). Sau khi có dự án sẽ tiến hành nghiên cứu xa hơn, bước tiếp theo là tiến hành phân tích chi tiết hệ thống hiện tại và phát hiện ra những hạn chế của hệ thống hiện tại. Phân tích hệ thống bao gồm các hoạt động: thành lập nhóm phân tích; lựa chọn dữ liệu; phân tích dữ liệu; phân tích yêu cầu; tạo nhóm phân tích thiết kế và lập báo cáo phân tích hệ thống.

o Thiết kế (Design). Mục đích của thiết kế là xây dựng một hệ thống giúp đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức. Một trong những mục đích đầu tiên của thiết kế hệ thống là thoả mãn yêu cầu của người dùng (gồm có nhân viên, người quản lý, người điều hành thậm chí cả khách hàng). Thiết kế hệ thống bao gồm:

– Thiết kế logic là mô tả chức năng, yêu cầu và mục đích của hệ thống, bao gồm: thiết kế đầu ra; thiết kế đầu vào; thiết kế xử lý; thiết kế tệp và CSDL; thiết kế thủ tục; thiết kế tổ chức và công việc; thiết kế điều khiển và bảo mật.

– Thiết kế vật lý gồm: thiết kế phần cứng; thiết kế phần mềm; thiết kế CSDL; thiết kế truyền thông; thiết kế tổ chức; thiết kế thủ tục và điều khiển.

o Triển khai (Implementation). Sau khi hệ thống thông tin được thiết lập, các công việc tiếp theo đưa hệ thống vào hoạt động được gọi là triển khai hệ thống. Quá trình triển khai hệ thống bao gồm: chuẩn bị người dùng; đào tạo hướng dẫn sử dụng; chuẩn bị địa điểm; chuẩn bị dữ liệu; cài đặt chương trình; kiểm tra; khởi động; kiểm chứng của người dùng và chấp nhận sử dụng.

o Bảo trì (Maintenance). Bảo trì là các hoạt động kiểm tra, thay đổi và nâng cấp hệ thống làm cho hệ thống ngày càng trở nên hữu ích hơn đối với mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên trong bước thứ 5 này, khác với James A.O’Brien and George M.Marakas, Ralph M.Stair còn đề cập tới vấn đề cải tiến hệ thống (review). Cải tiến hệ thống bao gồm cải tiến phần cứng; cải tiến phần mềm; cải tiến CSDL; cải tiến truyền thông; cải tiến tổ chức và cải tiến thủ tục.