Mục lục

Quan điểm của Nguyễn Thị Bạch Tuyết về quy trình xây dựng hệ thống thông tin tin học hoá quản lý

Sau khi nghiên cứu các quy trình xây dựng hệ thống thông tin của các nhà khoa học trong và ngoài nước qua các công trình khoa học của họ, tác giả đã tìm được những vấn đề đồng quan điểm nghiên cứu, những vấn đề phù hợp cũng như những vấn đề không phù hợp với quan điểm nghiên cứu của mình. Theo quan điểm của tác giả thì một quy trình xây dựng hệ thống thông tin tin học hoá quản lý gồm 5 giai đoạn sau.

1. Giai đoạn 1: Khảo sát thực tế và lập kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin tin học hoá

Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình, quyết định sẽ xây dựng hệ thống thông tin tin học hoá hay không. Giai đoạn 1 gồm các công việc: khảo sát thực tế; xác định các đối tượng hợp thành của kế hoạch nghiệp vụ và lập kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin tin học hoá.

Khảo sát thực tế

– Tiến hành nghiên cứu mục tiêu của tổ chức (bao gồm mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược và mục tiêu ngắn hạn hay mục tiêu cụ thể).
– Tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức nói chung và trong lĩnh vực nghiên cứu nói riêng.
– Tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, tìm hiểu cách thức mà tổ chức đang hoạt động.
– Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý cần được nghiên cứu khắc phục.

Xác định các đối tượng hợp thành của kế hoạch nghiệp vụ

– Xác định các đơn vị và biểu đồ tổ chức của các đơn vị theo không gian.

– Xác định chức năng nghiệp vụ của từng đơn vị và mối quan hệ với các đơn vị khác

– Xác định nhu cầu, mức độ thông tin trong cũng như ngoài tổ chức, trên cơ sở đó xác định phạm vi và mục tiêu của dự án HTTT sẽ xây dựng. Phạm vi áp dụng của dự án liên quan đến kích cỡ của tổ chức, mà độ phức tạp của dự án là khác nhau, nên phải trả lời câu hỏi “Dự án được áp dụng cho một tổ chức có quy mô lớn, trung bình hay nhỏ?”
Mục tiêu của dự án được xây dựng thường là nhằm vào mục đích mang lại lợi ích về kinh tế, về nghiệp vụ, về sử dụng và khắc phục những khiếm khuyết của hệ thống cũ và hỗ trợ cho các phát triển lâu dài.

Lập kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin tin học hoá

Mục đích của lập kế hoạch là xác định những vấn đề cần giải quyết ngay hoặc cần giải quyết trong tương lai, gồm những công việc cụ thể sau:

o Đồng bộ hoá mục tiêu của tổ chức với công nghệ thông tin.

Đó là nhằm chắc chắn rằng các mục tiêu công nghệ và mục tiêu kinh doanh là hài hoà với nhau. Để thực hiện giai đoạn đồng bộ hoá mục tiêu của tổ chức với công nghệ thông tin cần sử dụng phương pháp mô hình các lực lượng cạnh tranh (Porter’s Competitive Forces Model). Đây là mô hình được sử dụng để mô tả ảnh hưởng lẫn nhau của các yếu tố bên ngoài, đặc biệt các mối đe doạ và các cơ hội có ảnh hưởng đến chiến lược và khả năng cạnh tranh của một tổ chức. Tổ chức doanh nghiệp có thể đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách nâng cao khả năng để đối phó với các lực lượng cạnh tranh.

Kết quả của công việc đồng bộ hoá các mục tiêu của tổ chức với công nghệ thông tin đó là đưa ra một cách nhìn rõ ràng về cách thức các hệ thống thông tin có thể hỗ trợ các mục tiêu và chiến lược của tổ chức.

o Xác định các thông tin đặc thù

Thực chất của công việc này là tiến hành xác định các tiến trình nghiệp vụ đặc thù cần sự hỗ trợ của HTTT trên cơ sở liệt kê các hệ thống cung cấp thông tin đầu vào cho hoạt động. Các hệ thống cung cấp thông tin đầu vào cho hoạt động như: hệ thống quản trị nhân lực; hệ thống tài chính; hệ thống kế toán; hệ thống kế hoạch thị trường ….

Xác định hệ thống thông tin chiến lược của tổ chức

o Lập kế hoạch cho các hệ thống thông tin quan trọng, không thể thiếu được của tổ chức DN.

Đây là công việc rà soát khả năng có thể xẩy ra sự cố đối với hệ thống thông tin đặc biệt nhậy cảm với tổ chức và đề ra các quy trình thủ tục nhằm giảm thiểu thiệt hại. Sử dụng phương pháp đồ thị tổn thất do mất thông tin và đồ thị chi phí khôi phục sự cố để tính toán tổn thất mà doanh nghiệp phải gánh chịu trong trường hợp thông tin cần cho hoạt động của tổ chức không được đảm bảo, cân đối tổn thất do sự cố gây ra với chi phí khắc phục sự cố.

Kết quả của giai đoạn 1 là xác định được hệ thống thông tin cần thiết phải được tiến hành xây dựng, phạm vi áp dụng của hệ thống. Ngoài ra còn phải thành lập nhóm dự án, xác định thời gian, cách thức tiến hành dự án xây dựng hệ thống thông tin tin học hoá.

2. Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống bao gồm: phân tích hệ thống hiện tại, phân tích yêu cầu của người dùng để xác định yêu cầu về mặt dữ liệu, tiến trình và giao diện cho hệ thống mới. Để xác định yêu cầu của người dùng cần phải tiến hành thu thập thông tin từ phía người dùng bằng các phương pháp phỏng vấn, phát phiếu điều tra, nghiên cứu tài liệu hay quan sát người sử dụng làm việc.

Hiện nay, có nhiều phương pháp phân tích đang được sử dụng và phổ biến hơn cả là những phương pháp có cấu trúc như: MERISE (Methode pour Rassembler les Ideés Sans Effort); MCX (Méthode de xavier castellani); GLACSI (Group d’ Animation et de Liaison pour I’ Analyse et la Conception de système d’ Information) và SADT (Structured Analysis and Design Technique). Mỗi phương pháp có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, tùy vào loại hình bài toán mà lựa chọn phương pháp sao cho phù hợp. Tuy vậy, có thể tách chúng thành hai nhóm lớn tùy thuộc vào hai định hướng khác biệt. Đó là các phương pháp hướng chức năng và các phương pháp hướng đối tượng. Với phương pháp phân tích hướng chức năng, chúng ta chủ yếu tập trung vào thông tin mà ít để ý đến những gì có thể xảy ra với hệ thống và cách hoạt động của hệ thống. Còn với lối tiếp cận hướng đối tượng, chúng ta tập trung vào cả hai mặt của vấn đề: thông tin và cách hoạt động của hệ thống. Đây là một lối tư duy về vấn đề theo lối ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực, chia ứng dụng thành các thành phần nhỏ, gọi là các đối tượng, chúng tương đối độc lập với nhau. Đối tượng là sự kết hợp giữa chức năng và dữ liệu. Đó là sự kết hợp hợp lý, vì mỗi chức năng chỉ thao tác trên một số dữ liệu nhất định và ngược lại mỗi dữ liệu chỉ được xử lý bởi một số chức năng nhất định. Không những hợp lý mà còn rất tự nhiên và dễ hiểu, vì các đối tượng tin học thường dùng để phản ánh hay mô phỏng các đối tượng trong thế giới thực.

Trong quá trình phân tích các phân tích viên phải đối đầu với sự phức tạp, thêm vào đó quá trình phân tích là quá trình nhận thức rồi diễn tả sự phức tạp thông qua mô hình, nói cách khác đó là quá trình mô hình hoá. HTTT sẽ được tiến hành mô hình hoá dưới các góc độ: chức năng, dữ liệu và logic. Kết quả của giai đoạn phân tích được biểu diễn bằng các mô hình. Một phương pháp vừa dễ sử dụng lại có thể mô hình hóa một cách tổng quát nhất các vấn đề đặt ra trong thực tế, có khả năng áp dụng cho lớp các bài toán phục vụ quản lý và có khả năng chuyển thành chương trình sử dụng trong thực tế nhanh nhất đó là UML. UML (Unifield Modeling Language) là ngôn ngữ mô hình hoá thống nhất có phần chính bao gồm những ký hiệu hình học, được phát triển dựa trên các phương pháp phân tích hướng đối tượng được hãng Rational đưa ra vào năm 1997. UML cung cấp một tổng quan về các sơ đồ quan trọng nhất được sử dụng trong việc mô hình hóa trực quan của các chương trình máy tính và kết quả có thể vận dụng để tự sinh mã nguồn.

Kết quả của giai đoạn phân tích sẽ là cơ sở để đưa ra quyết định có nên tiến hành thiết kế hệ thống hay không? Và nếu có thì tài liệu phân tích sẽ là nền tảng cơ bản để thiết kế hệ thống.

3. Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Khi tiến hành xây dựng hệ thống thông tin thì quá trình thiết kế hệ thống đóng vai trò then chốt. Vì nếu thiết kế tốt sẽ duy trì được hệ thống hoạt động lâu dài mà không phải sửa chữa, nếu thiết kế kém thì chỉ một sự thay đổi nhỏ cũng sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Nếu thiết kế tốt sẽ giảm được chi phí bảo trì, nâng cấp hệ thống, nếu thiết kế kém thì rất khó có thể nâng cấp, phát triển hay tích hợp hệ thống với các hệ thống thông tin quản lý khác. Các quy trình thiết kế trên máy tính phải được thực hiện một cách đồng bộ với nhiều công đoạn có liên quan chặt chẽ với nhau và phải tuân thủ các nguyên tắc thiết kế cơ bản để đảm bảo cho hệ thống tương lai hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực.

Các nguyên tắc cơ bản thiết kế hệ thống

– Nguyên tắc tiếp cận hệ thống: xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Tức là phải xem xét một cách toàn diện các vấn đề kinh tế, kỹ thuật và tổ chức của hệ thống quản lý. Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực. Trong mỗi lĩnh vực lại phân chia thành các vấn đề cụ thể, ngày càng chi tiết hơn. Đây chính là phương hướng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể (top down design). Ngược lại, còn có phương pháp bottom up design, nghĩa là tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán rồi tiến hành gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính.

– Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy: HTTT quản lý doanh nghiệp cung cấp thông tin cho toàn bộ hệ thống để trên cơ sở đó xây dựng và thông qua các quyết định quản lý chính xác và hiệu quả. Trong hệ thống cũng bao gồm các CSDL có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của hệ thống. Do đó vấn đề đảm bảo độ tin cậy của hệ thống có ý nghĩa rất quan trọng. Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng của chúng. Việc truy cập vào hệ thống phải được sự đồng ý của người có trách nhiệm trong hệ thống.

– Nguyên tắc thiết kế tuần tự và lặp lại: Quá trình thiết kế bao gồm nhiều công đoạn, mỗi công đoạn có một nhiệm vụ cụ thể, công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước, công đoạn trước tạo tiền đề cho công đoạn sau. Do đó, để đảm bảo cho quá trình thiết kế hệ thống được hiệu quả phải thực hiện tuần tự, không được bỏ qua bất cứ một công đoạn nào. Đồng thời, sau mỗi công đoạn, trên cơ sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại giai đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang thiết kế giai đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình (Repetition).

Các công việc thiết kế

Các công việc thiết kế gồm: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết giao diện, thiết kế giải thuật, thiết kế phần cứng, thiết kế an toàn và bảo mật dữ liệu.

 Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế CSDL bao gồm thiết kế CSDL chứa dữ liệu có cấu trúc và CSDL chứa dữ liệu phi cấu trúc. Để tiến hành thiết kế CSDL có nhiều phương án để lựa chọn.

o Phương án thứ nhất: Thiết kế hệ thống dữ liệu tập trung với dữ liệu được lưu trữ ngay ở máy chủ được đặt tại DN. Với phương án này, DN có thể chủ động tối đa trong công tác bảo mật cũng như khi cần thực hiện những tác động vật lý trực tiếp như bảo trì, sửa chữa, nâng cấp hệ thống và không phải lo lắng về giới hạn dung lượng dữ liệu lưu trữ. Nhưng thực hiện theo phương án này đòi hỏi DN phải đầu tư rất nhiều tiền bạc và thời gian để xây dựng hệ thống từ cơ sở hạ tầng, nhân lực đến việc mua hoặc phát triển các ứng dụng sẽ được sử dụng trong hệ thống. Vì vậy, phương án này chỉ phù hợp với các DN lớn, vì các DN lớn mới có đủ khả năng tài chính để đầu tư ngay từ đầu.

o Phương án thứ hai: Thiết kế hệ thống dữ liệu theo mô hình phân tán. Trong mô hình này, dữ liệu được lưu trữ từng phần ở nhiều máy tính khác nhau và giữa các nơi này thường không có sự kết nối mạng. Mô hình dữ liệu phân tán có một số ưu điểm như: chi phí triển khai thấp, tận dụng được các CSDL sẵn có, dễ triển khai… Tuy nhiên, nó lại có nhiều nhược điểm như:

– Khó có thể áp dụng chuẩn dữ liệu chung giữa các CSDL được phân tán ở nhiều vị trí khác nhau. Thậm chí, nếu sử dụng mô hình dữ liệu phân tán thuần nhất thì cũng thiếu sự ăn khớp, đồng bộ giữa các dữ liệu ở các máy khác nhau và đồng thời khó tổng hợp dữ liệu lưu trữ ở các máy khác nhau đó.

– Gây trễ trong việc cập nhật dữ liệu. Không chủ động trong công việc đồng thời khiến cho công tác bảo mật, bảo trì trở nên khó khăn và tốn kém hơn.

Vì vậy, phương án này không còn phù hợp với đại đa số các DN hiện nay.

o Phương án thứ ba: Thiết kế hệ thống dữ liệu dựa trên mô hình điện toán đám mây (cloud computing). Điện toán đám mây còn gọi là điện toán máy chủ ảo, là mô hình điện toán sử dụng các công nghệ máy tính và phát triển dựa vào mạng Internet. Thuật ngữ “đám mây” ở đây là lối nói ẩn dụ chỉ mạng Internet (dựa vào cách được bố trí của nó trong sơ đồ mạng máy tính) và như một liên tưởng về độ phức tạp của các cơ sở hạ tầng chứa trong nó. Ở mô hình điện toán này, mọi khả năng liên quan đến CNTT đều được cung cấp dưới dạng các “dịch vụ”, cho phép người sử dụng truy cập các dịch vụ công nghệ từ một nhà cung cấp nào đó “trong đám mây” mà không cần phải có các kiến thức, kinh nghiệm về công nghệ đó, cũng như không cần quan tâm đến các cơ sở hạ tầng phục vụ công nghệ đó. Sử dụng mô hình điện toán đám mây có những ưu điểm sau: chi phí thấp, dữ liệu tập trung, đảm bảo sự ăn khớp giữa dữ liệu mới và dữ liệu đã có sẵn, giảm dung lượng lưu trữ (so với mô hình dữ liệu phân tán), đơn giản hóa công việc sao lưu dữ liệu. Bên cạnh đó, mô hình này cũng tồn tại không ít nhược điểm. Đầu tiên là vấn đề bảo mật, điều này khiến các DN e dè trong việc ứng dụng, vì bảo mật chỉ sử dụng dịch vụ miễn phí trên mạng Internet thông qua các nhà cung cấp. Tiếp đến, khi sử dụng mô hình này thì bị lệ thuộc vào mạng Internet, vào nhà cung cấp, tốc độ đường truyền và hạn chế về dung lượng lưu trữ. Sau cùng, là khó khăn trong việc tác động vật lý một cách trực tiếp tới hệ thống như tháo lắp ổ cứng để sửa chữa, bảo trì hay nâng cấp máy chủ. Chính vì vậy, mô hình điện toán đám mây chỉ phù hợp với các DN nhỏ và vừa.

 Thiết kế giải thuật: Trong xử lý dữ liệu, giải thuật đóng một vai trò trung tâm, nó mô tả logic xử lý. Các quy trình xử lý dữ liệu trên máy tính phải được thiết kế một cách đồng bộ với nhiều công đoạn có liên quan chặt chẽ với nhau. Nói một cách chung nhất thì giải thuật chính là các phương thức xác định một cách tường minh các quy trình này. Thiết kế giải thuật là một quá trình phức tạp, nó là một nghệ thuật đồng thời cũng là khoa học. Nó là một nghệ thuật bởi vì nó đòi hỏi trí tưởng tượng tốt, óc sáng tạo cộng thêm sự khéo léo. Là khoa học bởi vì ở đó các kỹ thuật và phương pháp tiêu chuẩn được sử dụng. Các giải thuật được thiết kế bởi ba cấu trúc điều khiển: cấu trúc tuần tự, cấu trúc chọn lọc và cấu trúc chu trình.

o Phương pháp diễn đạt giải thuật:

Để diễn đạt một giải thuật có rất nhiều phương pháp như phương pháp sử dụng cây quyết định, phương pháp bảng quyết định, phương pháp ngôn ngữ có cấu trúc, phương pháp sơ đồ khối, phương pháp sơ đồ Nasni- scheneider, phương pháp sơ đồ HIPO hay phương pháp sơ đồ cấu trúc… Mỗi một phương pháp đều có những ưu và nhược điểm. Vì vậy, tùy thuộc vào từng loại bài toán cụ thể mà tiến hành lựa chọn phương pháp diễn đạt giải thuật sao cho phù hợp.

 Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện là lập ra cách bố trí và cơ chế tương tác cho tương tác người – máy. Giao diện là “bộ mặt” của phần mềm máy tính. Vì thế giao diện phải dễ học, sử dụng đơn giản, thân thiện với người dùng thì phần mềm mới mang lại hiệu quả. Khi tiến hành thiết kế phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

– Phân loại các hoạt động theo chức năng và tổ chức màn hình hài hoà theo vùng. Dùng định dạng nhất quán cho việc chọn thực đơn, hiển thị dữ liệu.

– Chỉ hiển thị thông tin có liên quan tới ngữ cảnh hiện tại.

– Đặt thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.

– Phải cung cấp cho người dùng những thông tin phản hồi nhằm thiết lập trao đổi thông tin hai chiều.

– Yêu cầu kiểm chứng mọi hành động phá huỷ không tầm thường hay đưa ra những thông báo lỗi có nghĩa. Chỉ dẫn cách thoát khỏi màn hình một cách rõ ràng.

Hình thức giao diện theo 4 loại: thực đơn, biểu tượng, điều mẫu và đối thoại:

– Hình thức giao diện đối thoại: được thiết kế dưới dạng hộp thoại câu hỏi hoặc lời nhắc để người dùng điền vào hay lựa chọn theo hướng dẫn có sẵn, tạo điều kiện cho người sử dụng với những hướng dẫn cụ thể trên màn hình.

– Hình thức giao diện thực đơn: Tuỳ theo phạm vi áp dụng của phần mềm mà thực đơn có độ phức tạp khác nhau. Với một hệ thống nhỏ, có thể thiết kế một thực đơn riêng lẻ, tuần tự. Với hệ thống lớn và phức tạp thì phải xây dựng thực đơn có phân cấp và thực đơn hoa tiêu. Thực đơn phải được phân cấp từ cao xuống thấp và được sử dụng một cách nhất quán. Tránh thiết kế quá nhiều chức năng trên cùng một thực đơn. Thực đơn phải thuận tiện cho việc thoát ra cũng như truy cập nhanh chóng và dễ dàng, có thể sử dụng chuột, và các phím trên bàn phím.

– Hình thức giao diện biểu tượng: thiết kế những chức năng đơn giản như thêm mới, lưu, sửa, xoá hay quay ra cho thêm phần sinh động của phần mềm.

– Hình thức giao diện điền mẫu: Đây là kiểu giao diện được dùng nhiều nhất trong chương trình để nhập, xem, sửa, kết xuất hay khôi phục… dữ liệu. Đây là giao diện có ưu điểm quen thuộc, gần gũi với người sử dụng và các thao tác được giải thích rõ ràng, có thể dùng chuột hoặc các phím điều chuyển giữa các trường của biểu mẫu.

Thiết kế phần cứng: Thiết kế phần cứng là quá trình thiết kế mạng nội bộ cho tổ chức có thể là mạng LAN, WAN. Thiết kế phần cứng là thiết kế một phần hay tất cả các bộ phận được chỉ ra ở mục 1.3.2.1 và phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Đảm bảo sự tương thích: Các thiết bị mua mới và các thiết bị đã có phải làm việc được với nhau.

– Đảm bảo khả năng mở rộng và nâng cấp: Nhu cầu về năng lực máy tính trong doanh nghiệp tăng không ngừng, dễ dàng vượt qua năng lực hiện có của các máy móc hiện thời.

– Đảm bảo độ tin cậy: trước khi đưa các thiết bị máy tính vào hệ thống cần phải kiểm nghiệm trên thực tế để đánh giá độ an toàn và tin cậy của thiết bị.

 Thiết kế an toàn và bảo mật dữ liệu: Vấn đề bảo mật thông tin không được quan tâm đúng mức sẽ làm thất thoát thông tin ta ngoài gây ra những bất lợi cho DN. Thông thường chi phí cho vấn đề bảo mật và ngăn chặn tấn công từ bên ngoài thường chiếm 30% tổng chi phí xây dựng HTTT mới. Việc coi nhẹ sự phòng thủ và bảo mật sẽ giúp DN tiết kiệm được khá nhiều chi phí, nhưng lại là một sai lầm lớn, vì DN không thể tính trước được những tổn thất và thiệt hại khi hệ thống của họ bị tin tặc tấn công, khống chế và phá hoại. Vì vậy, đây là phần rất quan trọng và nó có những yêu cầu, kỹ thuật riêng. Nó bao gồm việc thiết kế các giải pháp bảo vệ an toàn hệ thống và thiết kế bảo mật cho các nguồn tài nguyên của hệ thống. Hệ thống bảo vệ dữ liệu gồm nhiều lớp, hệ thống sẽ kiểm tra ở mỗi lớp trước khi cho phép người sử dụng được khai thác tài nguyên ở lớp sâu hơn.

4. Giai đoạn 4: Triển khai hệ thống

Giai đoạn triển khai hệ thống bao gồm:

Lập trình: Sau khi hoàn tất các thiết kế sẽ tiến hành lập trình, chương trình được lập phải dễ hiểu, nhấn mạnh vào các tính toán đơn giản và rõ ràng. Quá trình lập trình gồm các công việc cụ thể sau đây:

– Xác định tài liệu chương trình gốc.

– Xác định ngôn ngữ lập trình và khai báo dữ liệu: việc khai báo dữ liệu được thiết lập phụ thuộc vào ngôn ngữ lựa chọn, độ phức tạp và việc tổ chức cấu trúc dữ liệu được xác định trong giai đoạn thiết kế.

– Xây dựng câu lệnh: việc xây dựng luồng logic phần mềm được thiết lập trong khi thiết kế giải thuật. Câu lệnh được xây dựng phụ thuộc vào ngôn ngữ lựa chọn nhưng phải tuân theo một quy tắc: “mỗi câu lệnh nên đơn giản và trực tiếp; chương trình không nên bị xoắn xít để có tính hiệu quả”. Các câu lệnh nên viết theo cấu trúc để minh hoạ cho các đặc trưng logic và chức năng của từng đoạn.
Kiểm thử: Kiểm thử phần mềm là phần tử mấu chốt của đảm bảo chất lượng phần mềm và biểu thị cho việc xét duyệt tối hậu về đặc tả, thiết kế và mã hoá. Mục đích của kiểm thử là phát hiện ra những khiếm khuyết trong phần mềm. Kiểm thử được tiến hành và tất cả các kết quả đều được đánh giá, so sánh với kết quả dự kiến. Khi dữ liệu lỗi được phát hiện ra sẽ tiến hành gỡ. Một lỗi nhỏ cũng có thể mất tới một giờ hay một tháng để chuẩn đoán và sửa chữa.

o Kỹ thuật kiểm thử: Để thực hiện mục tiêu kiểm thử sử dụng cả hai kỹ thuật kiểm thử hộp đen và kiểm thử hộp trắng.

– Kiểm thử hộp đen: là việc tiến hành kiểm thử xem từng chức năng có vận hành hoàn toàn không. Để kiểm thử có thể tiến hành phân chia miền dữ liệu vào của chương trình thành các lớp để thực hiện suy dẫn hoặc chọn bất kỳ một phần tử nào của lớp phân hoạch tương đương để phân tích giá trị biên.

Phép kiểm thử hộp đen chỉ xem xét một số khía cạnh của hệ thống mà ít để ý tới cấu trúc logic bên trong của phần mềm. Do đó, việc kiểm thử hộp đen dù có kỹ lưỡng đến đâu cũng vẫn có thể bỏ lỡ những lỗi. Và để khắc phục vấn đề này nên phải sử dụng thêm kỹ thuật kiểm thử hộp trắng.

– Kiểm thử hộp trắng: là kỹ thuật kiểm thử có dùng cấu trúc điều khiển của thiết kế thủ tục để suy ra các trường hợp kiểm thử. Kiểm thử hộp trắng tập trung vào cấu trúc điều khiển chương trình. Các trường hợp kiểm thử được thực hiện đều đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh trong chương trình đều được thực hiện ít nhất một lần, tất cả các điều kiện logic đều được thử qua.

Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng

Tài liệu là một bộ phận quan trọng của HTTT tin học hoá, bao gồm 2 loại:

– Tài liệu hệ thống: Đó là tài liệu dùng để trao đổi, liên lạc giữa các nhà phân tích, thiết kế và lập trình trước, trong và sau quá trình xây dựng hệ thống thông tin. Kết quả của hoạt động phân tích và các ý tưởng được xem xét trong giai đoạn thiết kế đều cần được thâu tóm trong văn bản, trước hết để giúp cho quá trình xây dựng và sau đó hỗ trợ cho việc chạy và bảo trì hệ thống khi nó đi vào hoạt động.

– Tài liệu hướng dẫn sử dụng: đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với người sử dụng. Một tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu, sẽ làm tăng đáng kể chất lượng của phần mềm và nhất là làm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tài liệu này phải được chuẩn bị một cách chính thức bởi nhóm phát triển hệ thống và được xem như một phần của việc bàn giao hệ thống. Tài liệu phải được trình bầy một cách ngắn gọn và đầy đủ các vấn đề chủ yếu của phần mềm bao gồm: quy trình thao tác của hệ thống; mô tả cách sử dụng; mô tả các hoạt động cho các bộ phận liên quan; mô tả cách cập nhật, bổ sung, sửa chữa và giải thích các thông báo lỗi của hệ thống.

5. Giai đoạn 5: Đưa hệ thống vào sử dụng

Giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng bao gồm:

Cài đặt hệ thống: là hoạt động thay thế hệ thống cũ bằng hệ thống mới, gồm lắp đặt thiết bị phần cứng (nếu có) và cài đặt phần mềm. Để đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý thì cần phải có một kế hoạch chuyển giao hết sức thận trọng và tỷ mỉ. Nên sử dụng kết hợp một vài phương pháp như cài đặt song song, chuyển đổi bộ phận để thực hiện.

Đào tạo sử dụng: Phần mềm được thiết kế ra là nhằm mục đích trợ giúp cho con người làm việc trong lĩnh vực đó. Phần mềm sau khi tạo ra phải được sử dụng ít nhất bởi một người hay một nhóm người. Khi người kỹ sư xây dựng lên phần mềm là hoàn toàn bằng trí tưởng tượng và theo tư duy logic của cá nhân. Và công nghệ để tạo nên phần mềm cũng đều là tự do và theo chủ nghĩa cá nhân chứ chưa có một quy luật chung nào. Vì thế, ý tưởng tạo ra và cách thể hiện ý tưởng đó của cá nhân người này thì người khác khó có thể hiểu và thực hiện các thao tác đã định sẵn. Chính vì vậy, khi triển khai phần mềm để đưa đến người sử dụng cuối cùng thực hiện giá trị của sản phẩm thì phải hướng dẫn người đó biết cách sử dụng sản phẩm đó. Mục tiêu của đào tạo sử dụng là làm cho cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý và toàn thể nhân viên của công ty thực hiện quy trình quản lý mới tin học hoá.

Khai thác và bảo trì hệ thống: Trong việc phát triển các hệ thống, rất hiếm khi gặp một ứng dụng không có thay đổi. Hay nói cách khác ta không thể thiết lập một hệ thống đáp ứng mọi thay đổi về yêu cầu. Các lý do dẫn tới sự thay đổi của hệ thống đó là:

– Những yêu cầu mới. Theo thời gian, các yêu cầu người dùng trước đây đã trở nên lỗi thời và cần phải thay đổi chương trình để đáp ứng những yêu cầu mới trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt.

– Sự thay đổi của công nghệ. Năng lực tính toán cũng như khả năng lưu trữ của máy tính luôn tăng lên nhanh chóng theo định luật More. Vì vậy, môi trường hệ thống sẽ thay đổi khi phần cứng mới được lắp đặt và sẽ phát sinh các lỗi mới trong quá trình sử dụng.

– Sự thay đổi về chính sách quản lý. Các quốc gia luôn không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý của mình, các chính sách pháp luật, quy định thể chế thường xuyên sửa đổi và cập nhật để phù hợp với thực tế phát triển của xã hội. Vì thế, những chuẩn mực trong việc xử lý dữ liệu của các tổ chức chắc chắn cũng phải thay đổi theo.

Quá trình thay đổi hệ thống sau khi chuyển giao và sử dụng được gọi là bảo trì hệ thống. Sự thay đổi có thể chỉ là sửa lỗi, nhưng cũng có thể cần thay đổi lại thiết kế hệ thống. Chính vì vậy mà giai đoạn bảo trì có một vai trò vô cùng quan trọng, nó là một quá trình thu nhỏ của quá trình phát triển hệ thống thông tin mà đầu ra của nó là một phiên bản phần mềm mới và một phiên bản thiết kế mới. Giai đoạn bảo trì hệ thống được bắt đầu ngay từ sau khi hệ thống được cài đặt. Các hoạt động bảo trì hệ thống không chỉ giới hạn ở những thay đổi của phần mềm, phần cứng mà còn cả ở những thay đổi về các quy trình nghiệp vụ. Vì vậy, đây là giai đoạn chiếm chi phí lớn nhất.