Mục lục

Kiểm soát chi phí sản xuất đối với hoạt động xây lắp

Kiểm soát chi phí sản xuất đối với hoạt động xây lắp là quá trình giám sát, kiểm tra, một cách thường xuyên, liên tục chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thi công công trình, hạng mục công trình so với chi phí theo giá thành kế hoạch, qua đó có biện pháp xử lý kịp thời những gian lận, sai sót xảy ra trong quá trình tổ chức và quản lý thi công.

Việc kiểm soát được thực hiện ở mọi nơi, mọi lúc và có hệ thống trước, trong và sau quá trình thi công.

Để kiểm soát có hiệu quả, phù hợp với đặc điểm của sản phẩm xây lắp, quá trình kiểm soát thông qua 04 khoản mục chi phí như sau:

1. Kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong các công trình, hạng mục công trình, vì vậy ảnh hưởng rất lớn đến giá thành và quyết định hiệu quả hoạt động SXKD của đơn vị. Vì vậy, phải được kiểm soát ngay từ lúc mua cho đến lúc sử dụng.

1.1. Kiểm soát quá trình mua vật tư và nhập kho:

Quá trình mua hàng và nhập kho là quá trình quan trọng, do đó cần phải kiểm soát chặt chẽ và khoa học. Thông thường mục tiêu mà quá trình mua hàng đặt ra là: vật tư đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, giá rẻ nhất, cung ứng kịp thời nhất và điều kiện thanh toán tiện lợi nhất. Mặt khác khi nhập kho phải thực hiện kiểm tra, cân, đong, đếm chính xác để kiểm soát chất lượng và số lượng vật tư thực tế nhập kho.

Để đảm bảo các mục tiêu đã nêu, các đơn vị thi công thường chọn phương thức chào hàng cạnh tranh; thực hiện đúng nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quá trình mua – bảo quản – ghi sổ và thanh toán; đồng thời không ngừng nâng cao chất lượng về kho bải để tập kết và bảo quản vật tư, hàng hoá.

Trong thực tế các công ty sau khi trúng thầu hoặc được chỉ định thầu mới thực hiện kế hoạch mua hàng. Về số lượng và chất lượng vật tư phụ thuộc vào yêu cầu của hồ sơ dự toán – thiết kế kỹ thuật; về giá cả thường dựa vào thông báo giá theo từng thời điểm của Sở Tài chính địa phương nơi có công trình thi công và sau đó gửi thư mua hàng cho các nhà cung cấp để thực hiện việc lựa chọn nhà cung cấp; nhà cung cấp nào đảm bảo các tiêu chí của Công ty đặt ra thì được lựa chọn và thực hiện ký kết hợp đồng mua bán.

Trong quá trình thi công căn cứ vào từng nội dung công việc và tiến độ thi công, Kỹ thuật chính công trình lập kế hoạch mua vật tư gửi cho phòng Kỹ thuật, Kế hoạch kiểm tra, xác nhận và chuyển cho Giám đốc phê duyệt. Kế hoạch mua vật tư sau khi được phê duyệt chuyển cho nhân viên cung ứng vật tư; nhân viên cung ứng vật tư liên hệ với nhà cung cấp mà công ty đã ký kết hợp đồng để nhận hàng và chuyển hàng cho công trình. Những người trực tiếp giao nhận gồm: Kỹ thuật chính công trình, Thủ kho, Nhân viên cung ứng vật tư và đại diện nhà Cung cấp.

Sau khi thực hiện việc giao nhận vật tư hàng hoá xong, các thành phần ký vào biên bản giao nhận và phiếu nhập kho. Nhân viên cung ứng vật tư giữ biên bản và 01 liên phiếu nhập kho và yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hoá đơn theo qui định hiện hành, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ về Phòng Kỹ thuật, Kế hoạch. Nhân viên Phòng Kế hoạch hoàn thiện phiếu nhập kho trình Giám đốc phê duyệt và chuyển cho Phòng Kế toán ghi sổ.

Vậy để kiểm soát tốt quá trình này cần thực hiện các công việc cụ thể như sau:

– Kiểm soát chất lượng hàng mua:

Chất lượng vật tư, máy móc và các linh kiện lắp đặt cho công trình phải đảm bảo theo yêu cầu của hồ sơ dự toán – thiết kế kỹ thuật. Do đó, qui trình kiểm soát chất lượng hàng mua được thực hiện như sau:

+ Căn cứ để kiểm soát:Hồ sơ dự toán – thiết kế kỹ thuật và giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá của nhà sản xuất;

+ Thủ tục:Bằng cách quan sát và đối chiếu giữa các chỉ tiêu kỹ thuật về vật tư như: Tên, loại, công suất, xuất xứ… ghi trên vật tư, thiết bị ghi trên giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá của nhà sản xuất so sánh với hồ sơ dự toán – thiết kế kỹ thuật;

+ Nhóm người thực hiện:Kỹ thuật chính công trình, Trưởng phòng Kỹ thuật – kế hoạch và Thủ kho công trình.

– Kiểm soát giá mua:

Giá cả vật tư phụ thuộc vào chất lượng vật tư cần cung cấp cho công trình; trong thực tế, tuy cùng một tên vật tư nhưng chất lượng khác nhau thì giá cả sẽ khác nhau. Do đó, kiểm soát giá mua được thực hiện như sau:

+ Căn cứ kiểm soát:Đơn giá theo hồ sơ dự toán – thiết kế kỹ thuật; đơn giá theo thông báo giá theo từng thời điểm của Sở Tài chính địa phương và thông báo giá của các nhà cung cấp;

+ Thủ tục:Tiến hành đối chiếu đơn giá vật tư giữa thông báo của Sở Tài chính địa phương, đơn giá theo hồ sơ dự toán – thiết kế kỹ thuật và hồ sơ chào hàng cạnh tranh của các nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp có giá chào hàng thấp nhất.

+ Nhóm người thực hiện:Giám đốc; Trưởng phòng Kỹ thuật, Kế hoạch và Trưởng phòng Tài chính – Kế toán.

– Kiểm soát số lượng mua:

Trong thực tế có một số gian lận thường xảy ra như: Thủ kho thông đồng với người giao hàng ghi tăng số lượng hàng nhập; Do nhận hàng trên phương tiện của người bán nên khi hàng nhập vào trong kho người mua không đủ do người giao hàng cố ý gian lận hoặc do nhầm lẫn. Vậy để hạn chế một số rủi ro cần quán triệt những yêu cầu sau:

+ Quán triệt nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm trong quá trình giao nhận vật tư; nghĩa là khi nhận hàng phải có ít nhất là 04 người: thủ kho, nhân viên cung ứng, Kỹ thuật công trình và đại diện nhà Cung cấp.

+ Số lương vật tư chỉ được xác nhận nhập khi đã nằm ở vị trí trong kho của người mua;

– Kiểm soát quá trình bảo quản vật tư:

Đây quá trình kiểm soát vật chất, mục đích là không để vật tư mất mát và hư hỏng, vì vậy cần tôn trọng các nội dung sau:

+ Kho chứa vật tư phải đảm bảo các yêu cầu về an toàn;

+ Bảo quản, sắp xếp vật tư phải khoa học, dễ kiểm tra;

+ Thủ kho phải có trình độ chuyên môn và có phẩm chất đạo đức;

+ Nếu các kho thuộc các công trình lớn phải có nhân viên bảo vệ.

1.2. Kiểm soát quá trình xuất và sử dụng vật tư tại công trình:

Đây là giai đoạn chuyển vật tư từ kho ra công trình, thông thường các kho vật tư đều được bố trí tại các công trình, vật tư sẽ được xuất nhiều lần trong ngày. Vì vậy, kết thúc một ngày thi công thủ kho sẽ kiểm tra và thu hồi tất cả các loại vật tư chưa sử dụng cất vào kho và tổng hợp báo cáo số lượng thực tế xuất kho trong ngày.

Việc xuất kho thông thường giao cho Kỹ thuật công trình, Đội trưởng thi công và Thủ kho chủ động thực hiện, sau đó tổng hợp và báo cáo Phòng Kỹ thuật kiểm tra, Phòng Kế hoạch hoàn thiện phiếu xuất kho.

Sau khi hoàn thiện phiếu xuất kho, nhân viên Kế hoạch trình Giám đốc phê duyệt và chuyển cho Phòng Kế toán ghi sổ.

Vậy để kiểm soát hiệu quả quá trình này cần thực hiện các nội dung sau:

+ Kỹ thuật chính phải có thông báo các chỉ tiêu định mức tiêu hao vật tư cho từng loại công việc đến từng bộ phận thi công đồng thời trực tiếp chỉ đạo việc pha trộn vật tư theo đúng yêu cầu kỹ thuật;

+ Vật tư chỉ được đưa ra khỏi kho khi có ý kiến của Kỹ thuật công trình; khi xuất vật tư phải mở sổ theo dõi xuất từng lần và có sự xác nhận của người nhận;

+ Cuối ngày Thủ kho phải thu hồi tất cả các loại vật tư còn thừa đưa vào kho để bảo quản; sau đó tổng hợp Tên loại, số lượng vật tư xuất trong ngày (sau khi đã trừ đi số thu hồi) và viết phiếu xuất chuyển Kỹ thuật công trình xác nhận. Kỹ thuật công trình đối chiếu với sổ xuất vật tư vào công trình và ký vào phiếu xuất kho. Sau đó, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho giữ lại 01 liên ghi vào thẻ kho và chuyển cho Phòng Kỹ thuật 01 liên để kiểm tra, Phòng Kế hoạch 01 liên để hoàn thiện phiếu xuất kho.

Tóm lại, mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu là nhằm:

– Đảm bảo vật tư không bị mất mát, hư hỏng;

– Vật tư đưa vào công trình đúng số lượng và đảm bảo chất lượng;

– Vật tư phải đảm bảo cung cấp kịp thời để không có tình trạng ngừng thi công;

– Chi phí vật tư là thấp nhất.

2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp (NCTT):

Chi phí nhân công trực tiếp là khoản chi phí phải trả cho người công nhân trực tiếp thi công thông qua tiền lương, tiền công. Việc tính toán được xác định như sau:

Chi phí nhân công trực tiếp = (bằng) Khối lượng công việc x (nhân) đơn giá nhân công x (nhân) hệ số điều chỉnh theo từng thời kỳ.

Vậy để kiểm soát tốt chi phí nhân công cần thực hiện tốt các vấn đề sau:

– Mục tiêu: Chi phí nhân công thực tế không vượt quá định mức.

– Các nguyên tắc chung:

+ Xác định khối lượng chính xác;

+ Áp dụng đơn giá và hệ số điều chỉnh phù hợp;

+ Tổ chức bố trí nhân lực khoa học.

– Trong thực tế, để kiểm soát chi phí nhân công hiệu quả các công ty thường áp dụng các hình thức giao khoán. Từng khối lượng công việc được tính toán và giao khoán cho các tổ nhân công dựa trên định mức.

3. Kiểm soát chi phí máy thi công (MTC):

Trong quá trình thi công có một số công việc cần phải sử dụng máy, vì vậy phát sinh chi phí máy thi công. Chi phí MTC là các chi phí phát sinh phục vụ cho các loại máy móc, thiết bị thi công, bao gồm: Khấu hao máy; lương nhân viên vận hành; nhiên liệu; phụ tùng thay thế….

Thông thường ở một số sản phẩm công nghiệp khác thì các chi phí này được tính vào chi phí NVLTT, NCTT hoặc chi phí SXC.

Vậy để kiểm soát chi phí máy thi công cần phải thực hiện các nội dung sau:

– Tổ chức mua sắm máy móc, thiết bị phù hợp với công việc thi công;

– Sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị thi công;

– Tính toán và phân bổ chi phí khấu hao hợp lý;

– Quản lý tốt thời gian và kết quả hoạt động của máy;

– Quản lý tốt mức tiêu hao nhiên liệu cho từng máy;

– Bảo quản máy an toàn.

4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung (CPSXC):

Đứng về gốc độ từ giá thành dự toán thì CPSXC là một khoản chi phí được xác định theo tỷ lệ phần trăm trên chi phí trực tiếp (theo quy định hiện hành là 6%). Đứng về gốc độ giá thành kế toán, thì CPSXC là những khoản chi phí phát sinh phục vụ cho quá trình thi công công trình nhưng chưa được tính vào các chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí trực tiếp khác và chi phí MTC, bao gồm: Tiền lương bộ phận trực tiếp quản lý công trình ( đội trưởng, kỹ thuật, thống kê và thủ kho…), các khoản trích theo lương, tiền điện, điện thoại, tiền nước, văn phòng phẩm, chi phí lán trại kho tàng, khấu hao tài sản cố định, xăng xe, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiếp khách…….

Vậy để kiểm soát tốt chi phí này cần phải tôn trọng các yêu cầu sau:

– Mục tiêu: Chi phí thực tế không vượt quá chi phí theo định mức dự toán.

– Nội dung kiểm soát:

+ Kiểm soát tốt chi phí tiền lương bộ máy quản lý trực tiếp công trình thông qua hình thức giao khoán quỹ lương (thông thường từ 2%-3% giá trị xây lắp trước thuế);

+ Giao khoán chi phí xăng xe, điện thoại, văn phòng phẩm;

+ Quản lý tốt việc sử dụng điện;

+ Phân quyền được tiếp khách và mức chi phí;

+ Sử dụng có hiệu quả và bảo quản quản tốt công cụ dụng cụ: Điều phối công cụ dụng cụ, copha định hình khoa học để nâng cao hiệu suất sử dụng; bảo quản tốt dụng cụ để hạn chế sự hao mòn do tác động của tự nhiên; sắp xếp dụng cụ theo thứ loại một cách khoa học để dễ bảo vệ và sử dụng