Vài kinh nghiệm về phương pháp trình bày báo cáo khóa luận tốt nghiệp trước hội đồng

Giờ đây, chỉ còn hơn 2 tuần nữa, các bạn sẽ thuyết trình kết quả nghiên cứu của mình trước Hội đồng chuyên môn của Khoa. Một điều đáng lưu ý là có nhiều bạn làm rất tốt nhưng không tự tin, thuyết trình không rõ ràng và logíc sẽ nhận được điểm số không như mong muốn, và đó là một điều rất tiếc làm ảnh hưởng đến kết quả phấn đấu trong suốt 4 năm học của các bạn. Người ta thường nói “đúng, lúng túng cũng thành sai” là một bài học kinh nghiệm rất lớn trong việc thuyết trình báo cáo. Qua những điều phân tích ở trên, cho thấy trình bày một báo cáo khoa học trước hội động, trước đám đông là một việc không dễ dàng và nếu chúng ta không cố gắng, không dành thời gian tập luyện thì khó có được bài trình bày hay và thuyết phục người nghe. Trong bài viết ngắn này, Khoa sẽ đưa ra một vài điểm cần lưu ý khi trình bày một báo cáo khoa học để các em thấy tự tin hơn và nắm được những bước cơ bản của một bài trình bày và hãy dành 1-2 tuần để luyện tập công việc quan trọng cuối cùng của cuộc đời sinh viên.

Trong bài viết này chúng tôi đã tham khảo và sử dụng thêm một số thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, và có một số nguồn không rõ nguồn gốc.

1. Thế nào là một báo cáo khoa học

Một bản báo cáo khoa học thực tập tốt nghiệp cuối khoa là một bài thuyết trình khoảng 18-20 phút, trước một hội đồng khoa học Khoa gồm những giảng viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng tiếp cận vấn đề nhanh. Tuy nhiên khi tham gia Hội đồng có thể họ vẫn chưa biết thật rõ ràng, tường tận về vấn đề mà bản báo cáo của các bạn sẽ đề cập đến.
Bài viết này được rút ra từ những kinh nghiệm nhiều người đã kinh qua việc thuyết trình bản báo cáo trước đám đông thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Phương pháp, cách thức trình bày một bản báo cáo khoa học hoàn toàn khác với cách trình bày những báo cáo tổng kết hay bài diễn văn hùng hồn mà chúng ta vẫn thấy. Lý do chính của sự khác biệt này là ở mục đích và nội dung báo cáo khoa học, mỗi con số, lời nói, hình ảnh phải rõ ràng, lôgíc và có tính khoa học và thực tiến.

Bài viết này không có tham vọng đưa ra một khuôn mẫu hoặc giải đáp tất cả thắc mắc của các bạn sinh viên, tuy nhiên chúng tôi hy vọng đưa ra một số tiêu chí chung. Những tiêu chí này có thể không phải hữu ích với tất cả mọi sinh viên, vì vậy các bạn sinh viên hãy lựa chọn lấy những tiêu chí phù hợp và bỏ qua những tiêu chí còn lại. Quan điểm của Hội đồng khi đánh giá sinh viên luôn luôn nghĩ rằng chỉ có bài trình bày rất tốt, đang tốt và chưa được tốt chứ không có bài trình bày quá tệ, vì vậy các bạn hãy tự tin và không ai trong các bạn không thể không chuẩn bị được bài trình bày tốt!.

2. Nên trình bày những gì trong một bài báo cáo cuối khoá luận trước HĐ

Trong công việc, hãy coi những báo cáo, những buổi nói chuyện khoa học là thước đo để đánh giá quá trình nghiên cứu, tìm tòi của mỗi cá nhân. Trước khi quyết định cần trình bày vấn đề gì, hãy trả lời hai câu hỏi sau:

– Ai là đối tượng chính để các bạn trình bày báo cáo?: đó là Hội động chấm báo cáo, có thể nhiều thầy cô trong hội đồng đã biết các bạn, nhưng cũng có nhiều thầy cô cũng chưa biết các bạn là ai, nên hãy dành chút thời gian để giới thiệu lịch sự về mình và chủ để cần trình bày.

– Giả sử nếu Hội động chỉ cần nhớ được một vấn đề duy nhất trong bản báo cáo của bạn, bạn muốn đó là vấn đề gì? Hãy đi vào trọng tâm vấn đề và nói thật sâu và lưu loát về vấn đề đó, đừng đi lang man và không rõ ràng.

Các bạn trả lời cho hai câu hỏi trên chính là những tiêu chuẩn để chúng ta chuẩn bị nội dung của bản báo cáo, để quyết định đề cập và không đề cập tới vấn đề nào. Một điều ghi nhớ nữa là hãy đưa ra câu trả lời của câu hỏi thứ hai cho người nghe chính là Hội đồng.

2.1 Sử dụng các ví dụ, minh chứng rõ ràng cho báo cáo

Công việc nghiên cứu của các bạn luôn xuất phát từ thực tế. Sau khi giải quyết một loạt các vấn đề có liên quan với nhau, chúng ta đưa ra một phương pháp chung, tổng quát hoá, trừu tượng hoá giải pháp đã tìm được và đưa ra một kết luận chung cho vấn đề nghiên cứu đó.

Ví dụ, khi nghiên cứu về vấn đề cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của một địa phương A hay B nào đó, các bạn phải đưa ra được dẫn chứng các ví dự điển hình về việc cấp giấy từng thời điểm, trường hợp, cá thể, tổ chức… và cuối cùng đi đến được kết luận chung cho các vấn đề cấp giấy CNQSD đất của địa bàn A hay B trên, nếu cần thiết có sự so sánh các dẫn chứng.

Một lỗi trầm trọng mà các bạn thường mắc phải đó là chỉ đưa ra các phương pháp chung, nội dung chung chung và kết luận chung chung mà quên mất các ví dụ dẫn dắt tới kết quả đã nghiên cứu một cách cụ thể để gây sự chú ý của người nghe và hội đồng. Nhiều bản báo cáo khoa học trở nên quá nhàm chán hoặc không có gì mới, các bạn trình bày hết slide nọ tới slide kia, trong khi đó không đưa ra các ví dụ minh hoạ cụ thể cho vấn đề đang nói, vì thế hiệu quả thu được không cao.

Ví dụ là một phần quan trọng của các bản báo cáo khoa học để minh hoạ cho chủ đề mà ta đề cập tới. Khi đưa ra một định nghĩa, một nhận xét, một đánh giá các bạn cần đưa ra các ví dụ để Hội đồng và người nghe có thể hình dung và hiểu được nó.

Trong khoá luận các bạn đã viết và nộp để chấm, các bạn đã đi sâu vào chi tiết một cách cụ thể, giải thích một cách rõ ràng, đầy đủ vấn đề cần trình bày kèm theo các ví dụ minh hoạ. Ngược lại, một buổi báo cáo không phải là công cụ để chúng ta trình bày chi tiết tất cả, mà nó chỉ có tác dụng trình bày đại thể và thuyết phục người nghe đọc bài viết của chúng ta, hãy chọn những vấn đề cần nói và lôi kéo người nghe đọc thêm báo cáo của mình, các bạn sẽ thành công.

Sử dụng các ví dụ minh hoạ, các minh chứng trong báo cáo là mục đích chính của bài viết này vì rất nhiều báo cáo đã thất bại bởi lý do không được minh hoạ một cách rõ ràng.

2.2 Không nên nói quá nhiều

Cần lưu ý khi trình bày một báo cáo khoá luận là không nên tập trung quá nhiều vào các chi tiết hay một vấn đề nào đó, chỉ nên nói vừa đủ, sao cho toát lên được ý chính của vấn đề cần nói. Không nên làm cho người nghe phải thu nhận quá nhiều thông tin, lúc đó vấn đề sẽ trở nên nhàm chán và không mang lại hiệu quả như mong muốn. Cách tốt nhất để tránh khỏi lỗi trên là không áp dụng một công thức, một cách trình bày cứng nhắc cho bản báo cáo: tập trung sâu hơn vào một số khía cạnh, lướt hoặc bỏ qua một số khía cạnh khác, …

Trong quá trình báo cáo, vì chỉ có 18 đến 20 phút các bạn nên tập trung vào một số phần (thường là Tính cấp thiết và mục tiêu, Nội dung và Phương pháp, Kết quả nghiên cứu, Kết luận, kiến nghị) và bỏ qua các phần khác. Như thế sẽ tốt hơn là đưa ra tất cả ý chính một cách sơ lược mà không đi sâu vào các chi tiết hoặc trình bày vượt quá thời gian cho phép. Nếu thực hiện theo cách thứ hai, Hội đồng sẽ không thu nhận được những thông tin bổ ích hoặc cảm thấy chán ngấy.

Một điều cần ghi nhớ là nếu chúng ta làm cho người nghe và Hội đồng cảm thấy nhàm chán ngay ở những phút đầu thì việc lấy lại hứng thú cho Hội đồng là gần như không thể và rất khó.

2.3. Trình bày một cách thẳng thắn

Khi trình bày một bản báo cáo khoá luận đã làm trong 4 tháng không nên dấu đi những khó khăn gặp phải trong quá trình nghiên cứu của các bạn. Làm như vậy không trung thực và hơn nữa không hiệu quả. Khi nêu ra những khó khăn, vướng mắc gặp phải, Hội đồng có thể cho ta những gợi ý, giải pháp hợp lý mà ta chưa hề nghĩ tới và hãy tôn trọng đón lấy những gợi ý và đề xuất của Hội đồng một cách khiêm tốn.

3. Tính trực quan của báo cáo

Tính trực quan của một bản báo cáo là hết sức quan trọng, nó quyết định thành công của chúng ta. Khi trình bày nên sử dụng các công cụ như máy chiếu phim, bản giấy, … sao cho bạn cản thấy rõ nhất vấn đề sẽ trình bày. Trong trường hợp các bạn sử dụng phối hợp nhiều thiết bị hay cách báo cáo cần lưu ý đến vấn đề tiết kiệm thời gian, tránh việc thay đổi thiết bị hay đi lại quá nhiều làm mất hết thời gian báo cáo.

3.1. Đưa những gì lên slide

Khi chuẩn bị các slide cần lưu ý rằng thông tin mà Hội đồng thu nhận được từ các bạn là rất ít. Vì vậy bốn hoặc năm mục chính trên một slide là quá đủ. Khi trình bày, tuyệt đối không đọc nguyên văn những gì viết trên slide mà chỉ nên nói về chúng mà thôi. Không có gì làm cho Hội đồng chán ngấy hơn là phải nghe các bạn đọc chính tả lại những gì đã viết trên slide.

Thông thường, chúng ta hay bắt đầu bằng một slide liệt kê tất cả những nội dung, đề mục sẽ nói tới trong buổi báo cáo. Trong buổi báo cáo, ta nên dùng những Slide mô tả sơ lược vấn đề sẽ trình bày, chẳng hạn “Đây là vấn đề mà tôi sẽ trình bày và chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về nó”. Nó có tác dung định hướng lại tư duy của người nghe, tập trung họ vào vấn đề mà chúng ta sẽ trình bày, gợi nhớ cho họ về những câu hỏi sẽ dành cho chúng ta và hơn nữa, đó là một cách giới thiệu nhẹ nhàng, gián tiếp vấn đề sẽ nói tới. Còn một cách nữa để giới thiệu về nội dung sẽ trình bày là dùng một Slide thể hiện tiêu đề của phần sẽ nói.

3.2. Chuẩn bị slide

Thông thường các bạn bắt đầu nghiền ngầm, suy nghĩ về vấn đề sẽ trình bày khoảng 1 hoặc 2 tuần trước buổi báo cáo, đây là thời điểm thích hợp nhất. Tuy nhiên, cần hoàn thiện và kiểm tra lại các slide lần cuối vào ngay buổi tối hôm trước khi báo cáo. Điều này làm cho chúng ta nhớ và nắm rất chắc nội dung sẽ trình bày vào ngày hôm sau, mặc dù tất cả những gì cần nói có thể đã được chuẩn bị trước đó khá lâu.

Hãy loại bỏ tất cả những gì còn đọng lại trong đầu bạn từ buổi báo cáo gần đây nhất: nội dung đã trình bày, những slide cũ đã bỏ đi … Đôi khi nội dung của những slide đó không còn phù hợp nữa và nếu ta còn nhớ tới chúng thì sẽ có một xu hướng là nội dung trong buổi báo cáo được lặp lại gần như hoàn toàn.

4. Trình báy báo cáo

4.1. Hồi hộp

Nếu không cảm thấy hồi hộp một chút nào, đặc biệt là trước rất nhiều người không quen biết, có lẽ bạn là một người không bình thường. Mỗi khi như vậy, các bạn hãy cố gắng đứng thẳng, thở sâu, thậm chí tập một bài thể dục nhẹ. Tuy nhiên đừng hy vọng rằng bạn sẽ hoàn toàn lấy lại được bình tĩnh. Nhớ rằng ngay cả những người vừa trình bày báo cáo trước bạn cũng thế thôi, họ không thoát khỏi được cái cảm giác đó.

Trong khi nói, nên hướng ánh mắt về phía người nghe và tốt nhất là nhìn thẳng vào mắt một vài người. Làm như vậy bạn sẽ tự tin hơn và người nghe cũng cảm thấy dễ chịu hơn; Hội đồng đến chấm khoá luận và nhận xét, bàn luận vấn đề các bạn đã nghiên cứu chứ không phải tới chỉ để nghe bạn báo cáo.

4.2. Trình bày slide đã chuẩn bị

Các slide cần có tính logic và rõ ràng, tránh quá nhiều thông tin và quá nhiều chữ trong 1 slide. Không được copy nguyên trang Word dán vào Powerpoint.

Lý do để các bạn sử dụng máy chiếu là giúp cho người nghe nhìn được nhiều nhất, vì vậy đừng làm cản trở tầm nhìn của họ. Để tránh điều này nên đặt máy chiếu một cách hợp lý, không chỉ tay trực tiếp vào màn hình slide mà nên chỉ tay trên màn hình máy tính. Nếu trong một phòng họp lớn, hãy sử dụng que hoặc bút chỉ điện tử nhưng chú ý là không nên chạm vào màn chiếu. Làm như vậy màn chiếu sẽ rung và làm cho người nghe khó chịu.

4.3. Thời gian

Không được nói quá thời gian cho phép. Nói quá dài, chúng ta sẽ bị Chủ tịch hội đồng cắt ngang, Trong mọi trường hợp, sự chú ý của Hội đồng là có giới hạn và những gì chúng ta cố nói thêm sẽ không hữu ích.

Các bạn nên phân thời gian cho mỗi slide; thông thường là 0,5 hoặc 1,5 phút. Tốt nhất là sắp xếp thời gian nói sao cho vừa đủ, điều này sẽ làm cho Hội đồng thấy thoải mái hơn.

Kết luận

Như đã trình bày ở đầu bài viết, đây hoàn toàn là những kinh nghiệm rút ra từ thực tế, do đó nó có thể có ích đối với một vài người và hoàn toàn vô nghĩa đối với một vài người khác. Dù sao chúng tôi cũng mong rằng bài viết này đem lại một chút lợi ích nào đó cho các bạn. Các bạn hãy lựa chọn những gì phù hợp và bỏ qua những cái còn lại. Điểm quan trọng nữa là hãy vận dụng những gì các bạn có được một cách linh hoạt. Hy vọng rằng những kỹ năng đã trình bày sẽ đem lại người đọc những thành công nhất định trong việc trình bày các báo cáo khoa học sắp đến và đạt điểm cao.

Vài kinh nghiệm về phương pháp trình bày báo cáo khóa luận tốt nghiệp trước hội đồng