Nguyên tắc thực hiện nghiệp vụ kế toán cho vay

Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến quá trình cho vay, thu nợ, thu lãi, thu phí, kế toán phải tiến hành kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ kế toán cho vay, đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác vào sổ sách kế toán quá trình cho vay, thu nợ, thu lãi và phí đối với từng khách hàng theo đúng quy trình và phương pháp hạch toán cho vay quy định tại văn bản này.

Các chứng từ ghi sổ thuộc nghiệp vụ kế toán cho vay phải được lập đúng trên cơ sở chứng từ gốc (hồ sơ tín dụng/ giấy nhận nợ/ hợp đồng bảo đảm tiền vay… các quy định hiện hành.

Đối với những HĐTD có quy định tiền vay được chuyển trả trực tiếp cho bên thụ hưởng thì phải được chuyển trả cho bên thụ hưởng, không được chuyển vào tài khoản tiền gửi của bên vay vốn, việc giải ngân tiền mặt chỉ được thực hiện nếu phù hợp với mục đích sử dụng tiền vay ghi trong giấy nhận nợ.

Việc chuyển nợ quá hạn, theo dõi kỳ hạn nợ, tính lãi… cơ bản là do hệ thống xử lý tự động. Tuy nhiên, CBTD phải thường xuyên kiểm tra thông tin trong các báo cáo của hệ thóng để theo dõi những khoản vay đến hạn, quá hạn nhằm phối hợp chặt chẽ với kế toán đôn đốc thu hồi nợ gốc, nợ lãi khi đến hạn và có biện pháp quản lý các khoản vay, hạn chế tối đa rủi ro đối với vốn cho vay của NHCT.

Trên cơ sở các bảng kê tính lãi dự thu do hệ thống tự động tính và hạch toán, kế toán phải kiểm soát kịp thời đảm bảo số liệu hạch toán dự thu trên các bảng kê khớp đúng với số liệu hạch toán tổng hợp của sổ cái. Trường hợp hệ thống chưa in được các bảng kê tính lãi dự thu, kế toán phải kiểm soát đảm bảo việc hạch toán lãi và thu lãi quy định cho đến khi cập nhật vào chương trình phần mềm.

Trong nghiệp vụ kế toán cho vay: Được phép phát sinh các giao dịch thu hộ gốc và lãi từ các khoản vay của chi nhánh khác. Tuy nhiên quá trình thu hộ (nợ gốc và lãi) cho chi nhánh khác, trước mắt chi nhánh thu hộ phải thực hiện thông qua nghiệp vụ chuyển tiền (chưa được phép lựa chọn trực tiếp tài khoản tiền vay của khách hàng để hạch toán thu nợ trực tiếp) đồng thời các chi nhánh chưa được phép tự động trịch nợ tài khoản tiền gửi của khách hàng không thuộc chi nhánh mình trực tiếp mở và quản lý khi chưa có quy định cụ thể của NHCT Việt Nam và lệnh của chủ tài khoản. Chỉ khi có quy định cụ thể của NHCT Việt Nam cả về nghiệp vụ và hỗ trợ kỹ thuật thì các chi nhánh mới được thực hiện vay một nơi giải ngân ở nhiều nơi; thu hộ gốc và lãi trực tiếp vào tài khoản của khách hàng vay hoặc tự động trích tài khoản tiền gửi của khách hàng cở chi nhánh khác thu nợ tại chi nhánh mình hoặc tự động trích tài khoản tiền gửi của khách hàng ở chi nhánh khác theo yêu cầu giao dịch của khách hàng.

Hồ sơ tín dụng: Lưu trữ tại bộ phận kế toán phải được sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện cho việc theo dõi kịp thời, đầy đủ quá trình cho vay, thu nợ, chuyển nợ quá hạn, miễn giảm lãi, xử lý rủi ro tiền vay và tra cứu tới từng khách hàng vay khi cần thiết.

Hồ sơ kế toán cho vay: Hồ sơ kế toán cho vay gồm hồ sơ tín dụng và các chứng từ ghi sổ liên quan đến nghiệp vụ kế toán cho vay. Hồ sơ kế toán cho vay đã hội đủ các yếu tố hợp lệ, hợp pháp, tuân thủ các quy định của chế độ chứng từ kế toán hiện hành là cơ sở để hạch toán kế toán cho vay.

Hồ sơ, tín dụng, bao gồm:

+ Bản chính HĐTD, giấy nhận nợ, phụ lục, văn bản sửa đổi bổ sung HĐTD, các giấy tờ liên quan đến xử lý nợ, cơ cấu lại thời hạn trả nợ;

+ Bản chính hoặc bản sao HĐBĐ có xác nhận sao y bản chính của NHCV, phụ lục HĐBĐ, biên bản định giá/ biên bản định giá lại TSBĐ kiêm phụ lục HĐBĐ, các văn bản sửa đổi, bổ sung HĐBĐ (nếu có)…

Hồ sơ tín dụng là chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập chứng từ ghi sổ hạch toán kế toán cho vay.

Chứng từ ghi sổ liên quan đến kế toá cho vay, bao gồm:

Các chứng từ để hạch toán giải ngân cho KH như: lệnh chi (nếu giải ngân bằng chuyển khoản, phiếu lĩnh tiền mặt).. các chứng từ để hạch toán thu nợ, thu lãi, thu phí, miễn giảm lãi, xử lý rủi ro, nhập, xuất kho TSBĐ tiền vay như: lệnh chi, giấy nộp tiền, phiếu hạch toán, chứng từ hạch toán nợ, chứng từ hạch toán có, chứng từ hạch toán có, phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn, bảng liệt kê hồ so kiêm phiếu nhập/ xuất kho TSBĐ.

Các chứng từ ghi sổ liên quan ghi sổ liên quan đến kế toán cho vay phải đảm bảo có đủ các liên để phục vụ cho việc hạch toán của NH và báo nợ, báo có trả KH (ngoại trừ những chứng từ theo quy định chỉ lập 1 liên).

Ký trên hồ sơ kế toán cho vay. Hồ sơ kế toán cho vay phải đảm bảo có đủ chữ ký sau:

– Nếu khách hàng vay là tổ chức: HĐTD, HĐBĐ, phụ lục, văn bản sửa đổi, bổ sung HĐTD/HĐBĐ giấy nhận nợ các giấy tờ liên quan đến xử lý nợ, cơ cấu lại thời hạn trả nợ phải đủ dấu và chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được uỷ quyền (theo quy định). Các chứng từ để hạch toán giải ngân, trả nợ NH như lệnh chi, giấy lĩnh tiền mặt… phải có đủ dấu, chữ ký của chủ TK, kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền, nếu khách hàng vay là tổ chức; HĐTD, HĐBĐ, phụ lục, văn bản sửa đổi, bổ sung HĐTD/HĐBĐ.