Văn hóa email – Cách xưng hô

Thời đại ngày nay, email là một phương tiện quá có ích. Nhưng có nhiều email mà trong đó người viết rất … buồn cười, và chỉ đọc dòng đầu là người nhận phải nhấn nút “delete”. Lí do là người viết không biết cách viết, không biết mở đầu ra sao, thậm chí không biết xưng hô như thế nào. Trong loạt bài này, tôi không bàn chuyện nội dung email, mà chỉ muốn bàn qua về cách viết, đặc biệt là viết bằng tiếng Anh, sao cho phù hợp với chuẩn mực quốc tế.

Tôi bắt đầu sử dụng email từ những năm cuối thập niên 1980s. Lúc đó, nhóm IT của Viện bắt đầu có network và ai cũng hào hứng sử dụng email. Lúc đó mà biết sử dụng email là cũng hơi muộn so với bên Mĩ. Trong một bài báo trên tờ New York Times, tôi thấy tác giả kể lại rằng email đã được sử dụng ở Mĩ từ năm 1971, tức là thời gian chiến tranh ác liệt giữa Mĩ và Việt Nam. Chẳng biết hư thực ra sao, nhưng ngày nay thì chắc hàng tỉ người trên thế giới sử dụng email. Có thống kê cho biết nếu thay vì gửi email mỗi ngày người ta gửi thư bằng giấy thì sẽ có 2 triệu cây bị đốn (để làm giấy). Nhìn như vậy để thấy rằng email làm cho thế giới này xanh hơn.

Mỗi ngày tôi nhận được nhiều email. Khoảng một phần ba là email từ Việt Nam hay viết bằng tiếng Việt. Dạo sau này, email rác quảng cáo từ Việt Nam càng ngày càng nhiều. Hệ thống spam của Viện cũng cho những thư này vào thùng rác cũng nhiều, nhưng thỉnh thoảng chúng vẫn đến hộp thư của tôi. Thật là xấu hổ khi một tổ chức về truyền thông quốc tế nói rằng Việt Nam là nước gửi thư rác đứng vào hàng thứ 2 trên thế giới. Nhưng ở đây, tôi không nói đến thư rác, tôi chỉ bàn đến những thư “thật”. Nhiều email từ các bạn đọc Việt Nam, trong và ngoài nước. Đủ thứ loại thư. Thư hỏi thăm. Thư khen. Thư phàn nàn, chỉ trích. Thư nhờ giúp đỡ. Tuy tôi nhấn nút delete rất nhiều cho những email quảng cáo và thư rác, nhưng email của người Việt thì tôi lúc nào cũng cố gắng nhìn qua một vài giây để quyết định có đọc thêm không.

Đọc qua những email từ Việt Nam, tôi phát hiện ra một xu hướng chung: đó là rất nhiều người không biết phép tắc viết email! Vì không biết những qui ước xã hội thông thường trong viết thư và xã giao, nên nhiều thư có thể gây hiểu lầm. Có không ít email mà người gửi không hề xưng tên họ, không có xưng hô, mà cũng chẳng có chữ kí cuối thư. Có email mà cách hành văn như là ra lệnh. Lại có email mang tính đùa cợt dù tôi không hề biết tác giả là ai. Một đặc điểm chính là hầu như tất cả email từ những địa chỉ công cộng (yahoo, hotmai). Có email cố gắng viết cho tôi bằng tiếng Anh, nhưng rất tiếc là loại tiếng Anh quá khó hiểu, nên chỉ làm tốn thời giờ. Nhưng tôi không trách các bạn đó, bởi vì tôi biết phần lớn họ chưa am hiểu các qui ước giao tiếp xã hội và email mà thôi, chứ chắc không có ý xúc phạm hay mất lịch sự gì. Cố nhiên, tôi cũng biết một số nhỏ cố ý viết một cách mất lịch sự để khiêu khích hay vì lí do nào đó, và những trường hợp này thì tôi không bàn ở đây.

Loạt bài này được soạn ra để chỉ dẫn các bạn cách viết thư và email. “Bạn” ở đây là các bạn sinh viên, nghiên cứu sinh ở trong nước, những người vẫn còn học tiếng Anh để giao tiếp với đồng nghiệp và các bạn ở ngoài. Dĩ nhiên, “bạn” cũng có thể là bất cứ ai muốn học cách viết tiếng Anh (dù họ không dám nói ra là “học” và điều này thì tôi hiểu được). Tôi có cái may mắn là làm reviewer và editor cho nhiều tập san khoa học, nên tôi học được rất nhiều từ người khác, chứ tôi cũng chẳng phải hay ho hơn ai. Có khi đọc một lá thư có câu văn hay, tôi liền ghi lại để mai kia mốt nọ chỉ lại cho người đi sau (hoặc chính tôi dùng). Loạt bài này là thể hiện những trải nghiệm cá nhân đó. Mỗi lượt, tôi sẽ cho các bạn xem một lá thư mẫu mà theo tôi là hay.

Xưng hô trong phần đầu lá thư

Rào trước đón sau như thế tưởng cũng đủ. Viết email để liên lạc những việc liên quan đến học hành hay giúp đỡ là một dạng business communication. Do đó, người viết cần phải cẩn thận về cách viết từ đầu đến cuối. Khi các bạn bắt đầu viết một email, thì vấn đề đầu tiên phải đối đầu với là vấn đề xưng hô (tiếng Anh gọi là salutation). Câu hỏi cụ thể là phải xưng hô với người đối diện như thế nào. Sau đây là vài qui ước chung.

Giả dụ như bạn liên lạc giáo sư John Smith (John là tên, Smith là họ), trong giao tiếp khoa bảng, có vài cách viết chính như sau:

Dear Professor Smith,
Dear Dr Smith:
Dear John,
Dear John Smith:

Nếu bạn chưa biết giáo sư Smith, thì cách tốt nhất là dùng cách xưng hô số 1 hoặc 2. Theo cách xưng hô này, bạn dùng họ chứ không phải tên. Dùng họ trịnh trọng hơn là dùng tên.

Cách xưng hô số 3 chỉ dành cho bạn bè. Nếu bạn quen biết rõ giáo sư John Smith, thì không cần dùng họ mà chỉ dùng tên là đủ (tên ở đây là John).

Cách xưng hô số 4 thỉnh thoảng cũng xuất hiện trong vài năm gần đây, nhưng tôi và rất nhiều người không thích loại xưng hô này. Cách xưng hô này tạo nên một ấn tượng thiếu tính trang trọng và không tôn trọng người được gửi thư.

Nên nhớ là phía sau tên có thể là dấu phẩy, nhưng dấu : cũng có thể chấp nhận được.

Những cách xưng hô dưới đây được xem là không thích hợp và mất lịch sự:

Hi Professor Smith

Chữ Hi là một văn nói, chứ không phải văn viết. Chữ đó cũng không dùng cho một người có danh xưng giáo sư (professor) vì viết như thế là tỏ lòng bất kính với một vị có chức danh khoa bảng thuộc vào hạng cao nhất.

Dear Prof Smith

Thỉnh thoảng tôi vẫn thấy cách viết tắt danh xưng như trên. Nhưng qui ước chung là viết nguyên chữ Professor chứ không phải Prof. Viết Prof Smith gây ấn tượng vô lễ.

Dear Smith

Đây là cách xưng hô mất lịch sự nhất. Không bao giờ dùng họ sau Dear! Phải tìm hiểu danh xưng của ông Smith là gì (chẳng hạn như Mr, Dr, hay Professor). Nếu viết họ thì trước đó phải có một danh xưng (còn viết tên thì không cần).

Ngoài ra, cũng nên cẩn thận phân biệt một số danh xưng trước tên. Nhất là đối với nữ, cần phải phân biệt giữa Mrs, Miss, và Ms. Sau đây là vài ví dụ cụ thể:

Mr — nếu là nam (không cần biết có gia đình hay chưa)

Ms — dùng cho nữ (không biết tình trạng hôn nhân)

Mrs — dùng cho nữ đã có gia đình

Miss — dùng cho nữ chưa có gia đình

Xưng hô trong phần cuối lá thư

Đến phần cuối lá thư, thông thường người viết có một vài chữ gọi là final salutation. Cũng tùy theo trường hợp mà viết cho đúng.

(a) Nếu tỏ ra trang trọng:

Yours sincerely,

Yours faithfully,

With kind regards,

With best wishes,

(b) Nếu tỏ ra trung dung, có thể viết:

Best regards,

Kind regards,

Best wishes,

Regards,

Lúc nào cũng kèm theo một dấu phẩy.

Cheers,

All the best,

Have a nice weekend and I’ll write when we’re back.

Lá thư mẫu 1

Sau đây là một thư mẫu để các bạn tham khảo. Đây là một lá thư xin làm việc ở lab của Giáo sư Janson một thời gian ngắn.

Subject: Laboratory placement – Prof Shankar’s student

Dear Professor Janson,

My name is Beautiful Surname, I am a PhD student at the University of Heaven. I attended the ACE conference last week and I found your seminar very interesting, the part about the finite element formulation was particularly useful to me.

I saw on your webpage is it possible to have a placement period in your lab. It would be a real pleasure for me to join your research group and do some further research into the formulation of an efficient finite element for the adhesive layer.

My research covers almost exactly the same topics:

1. FE calculations of complex bonded structures

2. Efficient techniques to reduce d.o.f

3. Enhancing adhesive strength

The area where I think I could really add value would be in enhancing adhesive strength. I have attached a paper and some recent results, which I hope you will find both interesting and useful. I believe my approach could work in conjunction with yours and really improve efficiency.

Yours sincerely,

Beautiful Surname