Mục lục

Quá trình Benchmarking

Các cấp độ áp dụng benchmarking

Benchmarking có thể được áp dụng tại 3 cấp độ sau:

– Cấp độ hoạt động – áp dụng trong từng đơn vị kinh doanh riêng lẻ (ví dụ, benchmarking sự tham gia của người sử dụng trong các dự án)

– Cấp độ chức năng – có thể xem xét toàn bộ tổ chức (ví dụ, quá trình cung cấp và quản lý hợp đồng). Áp dụng benchmarking ở cấp độ này sẽ giúp ích cho tất cả các bộ phận trong tổ chức

– Cấp độ chiến lược – có ảnh hưởng tới hệ thống và quá trình thực hiện việc lập kế hoạch chiến lược của một tổ chức (ví dụ, khuyến khích nguồn sở hữu/tài trợ cho chiến lược, các chính sách quản trị và kỹ thuật). Benchmarking chiến lược không phải là một “thắng lợi nhanh chóng” nhưng nó có tiềm năng đạt được những lợi ích lớn trong dài hạn, thường là thông qua một quá trình thay đổi triệt để.

Tìm kiếm những kinh nghiệm thực tế phù hợp nhất với tổ chức của bạn

Những nguồn tài liệu về những kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất đã được công bố là một tài liệu có giá trị để phát triển những kinh nghiệm tối ưu trong nội bộ tổ chức của bạn, giúp bạn hoàn thiện thông qua những kinh nghiệm của tổ chức khác.

Ví dụ, đánh giá về việc mua các dịch vụ giá trị thấp của NAO xác định những lợi ích và chi phí phù hợp của quá trình cung cấp dịch vụ đã được cải tiến. Lưu ý rằng, những tiêu chuẩn đánh giá cơ bản về sự cải thiện là những tiêu chuẩn đánh giá về kinh doanh.

Bạn nên áp dụng những ý tưởng về Mục tiêu/Câu hỏi/… để đánh giá liệu phạm vi cải tiến của tổ chức khác có phù hợp với tổ chức của bạn không – tổ chức đó có những mục tiêu giống tổ chức của bạn và có thể so sánh tương đương không? Nếu có, quá trình cải thiện của họ đáng để bạn quan tâm đến.

Xác định điều gì là quan trọng đối với bạn để thực hiện benchmarking

Những lĩnh vực hoạt động nào mà bạn thực sự có ưu thế để thành công, benchmarking phải được áp dụng vào lĩnh vực đó. Trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, những lĩnh vực sau đây thích hợp để hoàn thiện:

– Mối quan hệ giữa nhà cung cấp với người sử dụng dịch vụ

– Mối quan hệ giữa tổ chức với khách hàng và những người góp vốn của những doanh nghiệp hỗ trợ dịch vụ khác.

– Những lĩnh vực mang lại lợi ích kinh doanh lớn nhất

– Những lĩnh vực có chi phí lớn nhất

[message type=”e.g. information, success, attention, warning”]Xem thêm : Tổng quan về Benchmarking[/message]

Xem xét những tổ chức khác đang hoạt động tốt

Bạn sẽ cần phải:

– Có một cái nhìn từ phía ngoài. Kết hợp giữa tin tức kinh doanh và tình hình hoạt động bên trong để đưa ra những kết luận về cách cải tổ lại nguồn lực và quy trình trong nội bộ tổ chức để bằng và vượt trội hơn những tổ chức khác

– Tìm kiếm những kinh nghiệm thực tế tốt hơn

– So sánh cách thức hoạt động chứ không phải so sánh về sản phẩm đầu ra. Sự so sánh các tổ chức trong cùng một lĩnh vực không giống như xác định những cải tiến đáng kể đã thực hiện ở đâu đó hay có những phá lệ trong ngành.

Thu được hiệu quả từ việc cung cấp dịch vụ

Để đánh giá được hiệu quả từ những thoả thuận cung cấp dịch vụ, bạn phải trả lời được những câu hỏi sau: – Những chi phí dành cho dịch vụ kinh doanh có được sử dụng theo cách hiệu quả nhất trong hoạt động kinh doanh của tổ chức không?

Tổ chức có tận dụng được lợi thế từ nguồn lực của mình bằng các lựa chọn nhà cung cấp và hoạt động với tư cách là khách hàng và người sử dụng dịch vụ không?

Quá trình thực hiện

Benchmarking bao gồm một số bước tuần tự theo logic mà một tổ chức phải trải qua để đạt được những bước cải thiện tiếp theo trong những lĩnh vực chủ chốt của mình. Nó liên quan đến việc sử dụng những mô hình tham khảo như là điểm bắt đầu ví dụ như những đánh giá về quy trình do OGC cung cấp nhằm xác định xem cần phải hoàn thiện ở mặt nào. Bạn sẽ cần phải:

– Tạo điều kiện thuận lợi cho sự thay đổi

– Yêu cầu sự hỗ trợ của quản trị cao cấp

– Có sự tham gia của những người chủ sở hữu. Sự tham gia của họ sẽ khiến họ, những người bị ảnh hưởng ngay do những thay đổi cần phải có để cải thiện tình hình hoạt động, chấp nhận và bỏ tiền vào thực hiện benchmarking.

– Thành lập một nhóm thực hiện benchmarking. Khi phong cách văn hoá benchmarking đã được khơi dậy, mọi người sẽ áp dụng phương pháp đó như là một cách thông thường để kiểm soát công việc của họ.

– Thu được các kỹ năng. Những người thực hiện benmarking cần được hướng dẫn và đào tạo. Một người hướng dẫn có kinh nghiệm trong công ty hay một nhà tư vấn từ bên ngoài vào có thể sẽ được yêu cầu phải đảm bảo về mặt kỹ thuật và khuyến khích tận dụng những mô hình tham khảo.

Phương pháp này có thể được áp dụng ở nhiều cấp độ khác nhau từ việc so sánh trung thực trong nội bộ công ty cho đến việc tìm kiếm kinh nghiệm thực tiễn tối ưu trên toàn ngành. Phương pháp này bao gồm 4 bước cơ bản: lập kế hoạch, phân tích, hành động và đánh giá lại.

Lập kế hoạch

Bước này gồm:

– Lựa chọn quy trình hoặc chức năng kinh doanh tổng quát cần đánh giá làm chuẩn (ví dụ như lập kế hoạch chiến lược).

– Xác định hoạt động cần đánh giá chuẩn trong quy trình trên (như tài trợ kinh doanh)

– Xác định nguồn lực cần thiết để nghiên cứu

– Xác nhận lại phương pháp đánh giá hay các chỉ số chính để đánh giá tình hình hoạt động trong quá trình thực hiện.

– Ghi lại chi tiết phương pháp hiện tại đang đang sử dụng để tiến hành hoạt động

– Xác định những mô hình tham khảo hợp lý như là điểm khởi đầu quá trình đánh giá, bạn cũng có thể thấy các nhà cung cấp thông tin mật là hữu ích.

Phân tích

Bước này bao gồm:

– Thu thập thông tinh để xác định mức độ cải tiến

– So sánh quá trình hiện tai với những mô hình tham khảo thích hợp để xác định sự khác biệt và và những đổi mới.

– Đồng ý với các mục tiêu cải tiến mà những mục tiêu này được kỳ vọng là kết quả của việc áp dụng phương pháp mới để kinh doanh.

Hành động

Bước này bao gồm:

– Thông báo kết quả nghiên cứu tới những bộ phận có liên quan trong tổ chức

– Lập kế hoạch hoàn thành công việc cải tiến

– Thực hiện kế hoạch cải tiến, giám sát quá trình và xem xét lại khi cần thiết

Đánh giá lại

Bước này bao gồm:

– Đánh giá lại tình hình hoạt động kinh doanh sau khi các bước thay đổi đã được thực hiện

– Tìm ra và sửa chữa bất kỳ vấn đề gì có thể khiến cho tổ chức không đạt được mục tiêu của mình

– Thông báo kết quả của sự thay đổi đã được thực hiện tới tổ chức

– Cân nhắc lại quá trình thựchiện benchmarking để tiếp tục quá trình cải tiến

Thực hiện benchmarking một cách liên tục chứ không phải chỉ sử dụng một lần

Hầu hết các tổ chức sẽ không tìm thấy được một kinh nghiệm tối ưu trong thực tiễn ngay nỗ lực lần đầu tiên, mà quá trình này sẽ cần phải được thử vài lần để xác định được chuẩn mực tối ưu. Điều quan trọng là mỗi lần bạn thực hiện phương pháp benchmarking thì nó sẽ là những phản ứng trước những bài học bạn thu được từ những bài tập trước đây và có tính đển bất kỳ thay đổi tiếp theo trong môi trường kinh doanh. Phương pháp của bạn không được cứng nhắc mà đúng ra nó sẽ được thay đổi theo thời gian

Bạn sẽ cần phải:

– Áp dụng phương pháp benchmarking như là một phương pháp luôn thay đổi

– Đảm bảo rằng benchmark đánh giá được những hoạt động hiện tại đang là những hoạt động ưu tiên.