Các quy tắc nghiệp vụ trong quản lý hồ sơ tư vấn xây dựng

 Đối với hồ sơ tư vấn xây dựng được lưu thành từng cặp hồ sơ. Có hai loại cặp đó là cặp hồ sơ tư vấn một dấu (hồ sơ mới được công ty tư vấn (bên B) ký) và cặp hồ sơ tư vấn hai dấu (hồ sơ đã được cả hai bên A và B cùng ký). Trong mỗi cặp hồ sơ được phân nhóm theo ba tiêu thức:

– Thứ nhất phân theo trạng thái của hồ sơ bao gồm: hồ sơ mới, hồ sơ đang dự thầu, hồ sơ không trúng thầu, hồ sơ dự án đang thực hiện và hồ sơ dự án đã hoàn thành.

– Thứ hai phân nhóm theo loại hình dịch vụ. Trong nhóm thứ hai này lại phân thành hai nhóm con là: theo loại hình tư vấn và theo loại công trình.

– Thứ ba phân nhóm theo chủ nhiệm dự án. Trong nhóm thứ ba này lại phân thành hai nhóm con là: theo đơn vị chủ nhiệm dự án và cán bộ chủ trì dự án.

Như vậy hồ sơ tư vấn xây dựng được phân theo cấu trúc hình cây.

 Đối với tài liệu hồ sơ được phân thành từng loại tài liệu như: thư mời thầu, tài liệu dự thầu, đề xuất tài chính, đề xuất kỹ thuật, thông báo trúng thầu, hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm tra chất lượng, biên bản bàn giao sản phẩm…

 Đối với đơn vị: một đơn vị có thể chủ nhiệm nhiều dự án, hệ thống cho phép thống kê các dự án mà đơn vị thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.

 Đối với cán bộ: một cán bộ có thể chủ nhiệm nhiều dự án, hệ thống cho phép thống kê các dự án mà cán bộ đã chủ nhiệm trong một khoảng thời gian nhất định.

 Một cán bộ có thể tham gia nhiều dự án và một dự án có nhiều cán bộ tham gia, hệ thống cũng cho phép thống kê xem trong một khoảng thời gian cán bộ đó đã tham gia bao nhiêu dự án với nhiệm vụ gì?

 Đối với dự án: một dự án có thể do nhiều đơn vị thực hiện, mỗi đơn vị thực hiện một hạng mục và mỗi cán bộ chủ trì một hạng mục đó.

 Khi có thư mời thầu về một dự án nào đó, Ban lãnh đạo sẽ xem xét và quyết định có tham dự thầu hay không? Nếu tham dự thầu sẽ có hồ sơ dự thầu, nếu không tham dự thư mời thầu sẽ bị hủy bỏ. Nếu trúng thầu bộ hồ sơ đó sẽ được chuyển tiếp sang giai đoạn ký kết hợp đồng, thực hiện dự án…và tạo thành bộ hồ sơ đầy đủ, nếu không trúng thầu sẽ được đưa vào phần hồ sơ không trúng thầu để phục vụ quá trình phân tích – thống kê.

 Trong quá trình thực hiện dự án, các đơn vị chủ nhiệm dự án phải thường xuyên nộp báo cáo tiến độ thực hiện, các báo cáo này cũng như các tài liệu khác phát sinh được cập nhật và hiệu chỉnh thường xuyên.

 Khi khách hàng có đơn khiếu kiện, cán bộ quản lý hồ sơ sẽ tìm đến bộ hồ sơ có liên quan và in các bảng biểu kết quả trình lãnh đạo giải quyết.

 Định kỳ, sẽ tiến hành lên bảng thống kê số lượng và giá trị các công trình đã ký kết, các công trình đã hoàn thành bàn giao sản phẩm cho khách hàng trình lãnh đạo làm cơ sở ra quyết định.

 Hồ sơ tư vấn xây dựng được lưu trữ trong 5 năm (nếu không có quy định đặc biệt gì khác). Sau năm năm hồ sơ đó sẽ được huỷ bỏ.